|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы г. Рошаль МО от 30.12.2005 № 387
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Инструкция, утвержденная данным документом, введена в действие с 1 января 2006 года.
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД РОШАЛЬ"
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2005 г. № 387
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
В целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности администрации городского округа Рошаля, совершенствования ведения делопроизводства в администрации городского округа Рошаля постановляю:
1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа Рошаля (далее - Инструкция) с 01.01.2006 (прилагается).
2. Общему отделу администрации города Рошаля (Лашнева Т.Г.) обеспечить ознакомление работников администрации города Рошаля с Инструкцией до 01.01.2006.
3. Работникам администрации города Рошаля в работе с документами соблюдать требования Инструкции.
4. Признать утратившим силу постановление главы города Рошаля от 09.08.2005 № 205 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рошаля".
5. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава города
С.В. Сюсюкин
Утверждена
постановлением главы
муниципального образования
"Город Рошаль"
Московской области
от 30 декабря 2005 г. № 387
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
ОКРУГА РОШАЛЯ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа Рошаля (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законами Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, Уставом городского округа Рошаля, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 511141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в администрации городского округа Рошаля (далее - Администрация).
1.2. Администрация организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, законодательству Московской области и настоящей Инструкции.
1.3. Организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности Администрации осуществляет общий отдел Администрации городского округа Рошаля (далее - общий отдел).
1.4. Делопроизводство в Администрации ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники.
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (далее - подразделения Администрации) возлагается на их руководителей.
1.7. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в Администрации в соответствии с требованиями настоящей Инструкции осуществляет общий отдел.
1.8. Методическое руководство работниками, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства в подразделениях Администрации, осуществляет общий отдел.
II. Состав управленческих документов Администрации
Функции управления в Администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
2.1. Нормативные правовые акты
Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
Нормативным правовым актом является постановление.
Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постановления главы городского округа Рошаля принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Московской области, решений Совета депутатов городского округа Рошаля, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением им своих полномочий.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа.
Констатирующая часть в проектах постановлений завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ".
В постановляющей части в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
2.2. Распорядительные документы
Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, подразделений Администрации, отдельных должностных лиц, работников Администрации. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.
2.2.1. Распоряжение, приказ
Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
Распоряжения, издаваемые главой городского округа Рошаля, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, работников Администрации, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения готовят и вносят заместители главы Администрации городского округа Рошаля, подразделения Администрации на основании поручений соответствующих руководителей либо в инициативном порядке.
Приказы, подготавливаемые и издаваемые руководителями подразделений Администрации в соответствии с Положениями о подразделениях Администрации, имеют обязательную силу для лиц и организаций, которым эти приказы адресованы.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.2.2. Указание
Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.
Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
2.3. Организационные документы
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции Администрации, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений Администрации, порядок действия работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о подразделениях Администрации, правила, инструкции, штатное расписание, должностные инструкции работников.
2.3.1. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются главой городского округа Рошаля или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение о подразделении Администрации является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию его работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрашивается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты, подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.3.2. Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав Администрации с указанием должностных окладов (тарифных ставок) работников.
В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.
Штатное расписание утверждается главой городского округа Рошаля.
2.3.3. Должностная инструкция
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
2.4. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные документы - документы, контролирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и т.д.
2.4.1. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во второй части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
2.4.2. Служебные письма
Служебные письма в Администрации готовятся:
как ответы о выполнении поручений главы городского округа Рошаля;
как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов главы городского округа Рошаля;
как ответы на запросы юридических и физических лиц;
как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица: "прошу", "направляю".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания.
2.4.3. Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению главой городского округа Рошаля.
2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записки
Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.4.5. План
План - это документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами плана являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении.
План работ или мероприятий должен подписываться лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания.
Планы, как правило, подлежат утверждению.
2.4.6. Отчет
Отчет - это документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
III. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация
и распределение поступающей корреспонденции
3.1.1. Доставка корреспонденции в адрес Администрации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
3.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производится в централизованном порядке общим отделом. В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Администрации, принимается дежурным Администрации с последующей передачей ее в общий отдел.
3.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.
Общий отдел принимает документы, поступающие в Администрацию, по адресу: город Рошаль, ул. Косякова, дом 9.
3.1.4. Все поступающие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждения документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.
Конверты с грифом "Лично" не регистрируются, а передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
3.1.5. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в журнал. Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение № 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется штамп с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.
При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например: 15 - номер первого документа (по определенному вопросу), второй - по этому же вопросу будет зарегистрирован за № 15/1, третий - за № 15/2 и т.д.
Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу, но через тире. Например: основной № 15, первый ответ на него будет за № 15-1; второй - за № 15-2 и т.д.
3.1.6. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются работниками общего отдела, а затем направляются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения главой городского округа Рошаля и заместителями главы администрации городского округа Рошаля;
- направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
3.1.7. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.
После рассмотрения документы возвращаются в общий отдел для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.
3.1.8. Документы, направляемые общим отделом на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.
3.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.
3.1.10. На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату".
В Администрации ответы на поручения руководства направляются в общий отдел вместе с документом, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).
3.1.11. Поступившие в Администрацию документы после первичной обработки и регистрации в общем отделе передаются в день их поступления главе городского округа Рошаля. Документы с резолюцией направляются в общий отдел для учета прохождения документа.
3.1.12. Доставка корреспонденции осуществляется работниками общего отдела в установленном порядке.
Документы, отправляемые подразделениями Администрации, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилию исполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если документ имеет более 1 страницы печатного текста). Обращать особое внимание на срочные документы.
3.1.13. Подпись должностного лица, списывающего документ в дело, должна быть расшифрована.
Списанная в дело служебная корреспонденция формируется в дела текущего архива и хранится 2 года (текущий и предыдущий ему).
При необходимости дела выдаются из текущего архива работнику под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.
3.1.14. Поступившие телеграммы принимаются в общий отдел под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение.
3.2. Оформление писем и телеграмм, отправка
исходящих документов
3.2.1. Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электронной связью, нарочными.
3.2.2. Обработка документов для отправки осуществляется общим отделом.
3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются главой городского округа Рошаля.
В Администрации исходящие документы оформляются на бланках и подписываются соответствующим должностным лицом.
3.2.5. Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками общего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложение № 2).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).
3.2.7. Телеграмма печатается в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграммы с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) с указанием почтовых и телеграфных адресов.
3.3. Организация документооборота
3.3.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.
Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по Администрации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в подразделениях Администрации (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).
IV. Организация работы с документами
в подразделениях Администрации
4.1. Организацию и ведение делопроизводства в подразделениях Администрации, прием и учет поступивших документов осуществляет работник подразделения Администрации, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.
Учет поступления, прохождения и использования документов в подразделениях Администрации ведется посредством записей в журнале установленной формы (приложения № 3, 4).
4.2. Поступившие документы передаются руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) - на исполнение под расписку в используемой учетной форме. При ознакомлении с документом работники проставляют свою подпись на документе либо на специальном листе ознакомления.
Руководители подразделений Администрации организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ, исх. № 4 и дата", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.
На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа руководителем подразделения Администрации проставляется отметка "В дело".
Специалисты общего отдела периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов.
4.3. Подготовленный ответ на исполненный документ передается на подпись руководителю подразделения Администрации. Подписанный руководителем подразделения Администрации ответ передается вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа - ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.
4.4. Формирование и ведение дел в подразделениях Администрации осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в главе 12 настоящей Инструкции.
4.5. При работе с документами в подразделениях Администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями:
работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения Администрации, где работает сотрудник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с объяснительным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение № 5);
при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в общий отдел.
V. Подготовка и оформление нормативных правовых
и распорядительных актов, их учет и рассылка
5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых
и распорядительных актов
5.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений главы городского округа Рошаля необходимо руководствоваться порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с Регламентом Администрации города Рошаля и настоящей Инструкцией.
5.1.2. Проекты нормативных правовых и распорядительных актов главы городского округа Рошаля, распорядительных актов (распоряжения, приказы) руководителей структурных подразделений Администрации оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых главой городского округа Рошаля и изготовляемых с помощью средств оперативной полиграфии, протоколы заседаний Администрации оформляются на бланках.
Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.
Использование ксерокопий бланков запрещено.
5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).
5.1.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых и распорядительных актов являются:
Герб городского округа Рошаля (на бланке - герб городского округа Рошаля в черно-белом изображении на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа (должностного лица)".
Наименование органа (должностного лица) - автора документа.
Название вида документа (постановление, распоряжение, приказ).
Дата, регистрационный номер, место принятия документа.
Заголовок.
.
Подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ).
Печать.
Лист согласования.
5.1.5. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.
Датой совместного нормативного правового и распорядительного акта является последняя дата его подписания.
5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.
5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных
правовых и распорядительных актов
При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов необходимо соблюдать следующие требования:
5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "О чем (о ком)?" и располагается в центральной части листа перед текстом документа.
5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области, городского округа Рошаля и другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер (например: "в соответствии с постановлением главы городского округа Рошаля от 08.09.2005 № 230 "Об утверждении Порядка подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой города Рошаля, руководителями структурных подразделений Администрации города Рошаля").
излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д.
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть постановления главы городского округа Рошаля завершается словом "постановляю", после которого ставится двоеточие.
Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.
В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается подразделение Администрации, после названия в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя в именительном падеже, например "Начальнику управления экономики Иванову А.И." или "Управлению экономики (Иванов А.И.)".
5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
поручения по осуществлению контроля за исполнением акта;
сроки исполнения поручений;
указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина);
указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;
указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого.
Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.
5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения, в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:
Приложение
к постановлению (или к распоряжению)
Главы городского округа Рошаля
от _____________ № _________
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение № 1, приложение № 2 и т.д.).
Если в тексте акта записано: "утвердить Положение (или иной документ)", перед заголовком, в правом верхнем углу помещается гриф:
УТВЕРЖДЕН
(в роде, соответствующем виду документа)
постановлением Главы городского округа
Рошаля
от ______________ № ______________
Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.
5.2.5. Если в тексте неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках - сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например, "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации городского округа Рошаля (далее - Инструкция)".
5.2.6. Наименования упоминаемых в акте государственных органов, органов местного самоуправления, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).
5.2.7. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов устанавливаются Регламентом Администрации города Рошаля. Согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется путем визирования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому образцу (приложение № 7).
Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования".
Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у лица, представившего проект, а также в правовом отделе Администрации (далее - правовой отдел). Прежний вариант проекта с визами прилагается.
При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).
5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам, организациям и лицам.
Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается его регистрация в согласующем органе (организации).
На основании полученных письменных ответов от согласующих лиц, органов (организаций) исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указываются:
наименование согласующего органа;
должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;
дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.
Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение № 8).
5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения
нормативных правовых и распорядительных актов
5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и в электронном виде (дискете), с пояснительной запиской (к проекту постановления главы городского округа Рошаля или при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в общий отдел.
Общий отдел передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений главе городского округа Рошаля на подпись.
5.3.2. Подписанные главой городского округа Рошаля постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение календарного года.
5.3.3. Подписанные документы тиражируются с указанием и согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 3 дней.
Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляются по согласованию с исполнителем.
Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных актов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения руководителя подразделения Администрации.
5.3.4. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов после их тиражирования и рассылки хранятся в течение пяти лет в общем отделе, а затем передаются в архив.
5.3.5. Оформление и заверение соответствия копии постановления (распоряжения) подлиннику акта осуществляется заведующим общим отделом, а в его отсутствие - ведущим специалистом общего отдела.
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
------------------------------------------------------------------
5.3.7. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания главе городского округа Рошаля, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, Регламентом Администрации города Рошаля и Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой города Рошаля, руководителями структурных подразделений Администрации города Рошаля.
5.3.8. Договор (соглашение) регистрируется общим отделом в соответствии с номенклатурой дел.
VI. Контроль исполнения
6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя в целях своевременного и качественного исполнения поручений.
6.2. Контролю исполнения подлежат принятые нормативные правовые и распорядительные акты, зарегистрированные в общем отделе, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.
6.3. Организация контроля включает:
- распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;
- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контрольными инстанциями и исполнителями документов;
- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;
- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;
- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;
- проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;
- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажном или электронном носителях) по состоянию исполнения мероприятий.
6.4. Руководитель, на которого возложен контроль, при постановке задачи работнику, осуществляющему непосредственно контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в какие конечные сроки должен быть получен.
6.5. В поручениях, как правило, устанавливается контрольный срок (календарная дата) их исполнения.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.
В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).
6.6. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:
для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочих дней;
исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, - до 1 месяца.
6.7. По истечении срока и проведении всех мероприятий общий отдел докладывает о результатах по контрольному вопросу главе городского округа Рошаля для получения резолюции "Выполнено, с контроля снять" или "Продолжить контроль до устранения недостатков".
6.8. Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительных актов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.
6.9. Доклад о состоянии исполнения документов главе городского округа Рошаля осуществляется ежемесячно.
При этом по указанию главы городского округа Рошаля доклад может быть полным или сокращенным (только мероприятия с нарушенными сроками исполнения).
Доклад, как правило, включает:
служебную записку со сводным анализом состояния исполнения документов;
систематический анализ состояния исполнения документов по подразделениям Администрации за отчетный период или нарастающим итогом, обычно с начала года;
таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения.
6.10. Контроль за выполнением правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных органов государственной власти организуется аналогичным образом.
VII. Рассмотрение обращений граждан и депутатов
7.1. Организация работы с обращениями граждан
7.1.1. В соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан.
7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан в Администрации ведется отдельно от других видов документов общим отделом.
7.1.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в информационной системе в течение суток со дня их получения. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки, копии писем, переданные по факсу.
7.1.4. В соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" работа с обращениями граждан производится в соответствии с утвержденным главой города Рошаля Порядком рассмотрения обращений граждан в Администрации города Рошаля. Общий отдел в пределах своей компетенции оказывает необходимую методическую помощь, а также ведет информационно-справочную и аналитическую работу по обращениям граждан, поступившим в Администрацию.
7.2. Порядок работы с обращениями,
поступившими от депутатов
7.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов Совета депутатов городского округа Рошаля, адресованные главе городского округа Рошаля или руководителям подразделений Администрации, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.
7.2.2. Поступившие в Администрацию обращения депутатов регистрируются в общем отделе и в тот же день направляются на рассмотрение.
7.3. Особенности рассмотрения парламентских
и депутатских запросов
7.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.
7.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной форме (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
VIII. Подготовка и оформление документов
8.1. Бланки документов
8.1.1. Оформленные документы Администрации должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм) и (210 x 210 мм).
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
8.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.
Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
8.1.3. Установлены следующие виды бланков документов:
общие бланки;
бланки письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
8.2. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению гербовых бланков
8.2.1. Бланки документов с воспроизведением герба городского округа Рошаля (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
8.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
8.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
При поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка;
дата поступления, номер сопроводительного документа;
наименование организации - поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров, серия и номер гербовых бланков.
При выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
номера гербовых бланков;
наименование подразделения Администрации - получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
8.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Администрации, выдача их подразделениям Администрации возлагаются на общий отдел.
8.2.5. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых бланков Администрации обеспечивает общий отдел.
8.3. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
8.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты: герб городского округа Рошаля, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
8.3.2. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:
8.3.3. Наименование организации.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
8.3.4. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.
8.3.5. Наименование вида документа.
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.
8.3.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.
Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок их вступления в силу.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2002 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, 12.03.2003) (при ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "письмо... от 12.03.2003 N...").
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними ставится ноль, например: 08.02.2003.
При обозначении в документах временного периода (план 2001-2005 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова включительно) или слов "по состоянию на", например: "с 2001 по 2003 гг.", "за период с 15.12.2001 по 31.12.2002", "по состоянию на 15.12.2001". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается ("в марте 2003 года", а не "в марте месяце 2003 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой ("в I квартале 2003 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2002 года".
8.3.7. Регистрационный номер документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
8.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступления документа в тексте письма.
8.3.9. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
8.3.10. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с котором согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа), например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления экономики
Администрации городского округа Рошаля
Личная подпись И.О. Фамилия
20 мая 2003 г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмом отдела здравоохранения
Администрации городского округа Рошаля
от 30.10.2003 № 51
или
СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания координационного
совета по труду
от 21.09.2003 № 8
8.3.11. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник правового отдела
Личная подпись (инициалы, фамилия)
25.11.2003
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового отдела
Личная подпись (инициалы, фамилия)
25.01.2003
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
8.3.12. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
или
Администрация Серпуховского района
Московской области
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление Президента Российской Федерации
по работе с обращениями граждан
Заместителю начальника Управления
В.Д. Матвееву
или
Комитет по управлению имуществом
Коломенского района
Председателю комитета
А.И. Семенову
или
Министерство жилищно-коммунального хозяйства,
топлива и энергетики Московской области
Первому заместителю министра
В.Л. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
ОАО "Мосэнерго"
Н.И. Иванову
или
Главе Раменского района
В.Ф. Демину
или
Командующему войсками
Московского военного округа
Генерал-полковнику
И.И. Ефремову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, наименования указываются обобщенно, например:
Главам муниципальных образований
Московской области
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.П. Сидорову
ул. Советская, д. 4, кв. 5,
г. Рошаль, Московская область, 140730
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При большом количестве адресатов составляется список рассылки документов.
8.3.13. Утверждение документа.
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты:
УТВЕРЖДАЮ
Глава городского округа Рошаля
____________ И.О. Фамилия
17 мая 2003 г.
или
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель главы Администрации городского округа Рошаля
__________________ И.О. Фамилия
20 июня 2003 г.
8.3.14. Резолюция.
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручения по данному документу.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование подразделений Администрации, сторонних организаций), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
В.Д. Петрову
П.С. Никитину
Прошу принять срочные меры.
Доложить к 19.01.2003.
Личная подпись
09.01.2003
или
Управление имущественных отношений
Просьба рассмотреть вопросы, находящиеся
в Вашей компетенции, и о результатах
сообщить заявителям.
Личная подпись (инициалы, фамилия)
09.01.2003
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
8.3.15. Заголовок к тексту.
"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
8.3.16. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы "К" или штампа "КОНТРОЛЬ".
8.3.17. .
должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжений по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор.
8.3.18. Оформление приложений к документу.
Приложения к документам могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 № 01-4/172
и приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к постановлению Главы
городского округа Рошаля
от 22.05.2003 № 118
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ____ л.
8.3.19. Подпись документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
Начальник управления экономики (подпись) Г.И. Сидоров
При подписании документа на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (подпись) В.И. Сидоров
Главный бухгалтер (подпись) А.В. Журавлева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывается не должность лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) И.В. Иванов
Члены комиссии (подпись) В.С. Артемов
(подпись) А.В. Семенов
(подпись) С.М. Матвеев
8.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
8.3.21. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Подпись (инициалы, фамилия)
Верно
Заведующий отделом кадров (подпись) И.О. Фамилия
25.11.2003
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная надпись должна удостоверяться печатью без изображения герба городского округа Рошаля.
8.3.22. Отметка об исполнителе.
Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Лебедев
51-001
8.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Материалы отправлены
факсом 25.03.2003
№ 03-13/21.
В дело (подпись) (инициалы, фамилия)
25.03.2003
или
Издан приказ от 28.04.2003 № 75
"О создании экспертной комиссии".
В дело № 2-15
(подпись) (инициалы, фамилия)
29.04.2003
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем подразделения Администрации, в котором исполнен документ.
8.3.24. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, в поле которого указываются порядковый номер и дата поступления документа.
IX. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи.
Электронная почта
9.1. Факсимильная связь
9.1.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
9.1.2. В Администрации официальные номера факсов установлены в общем отделе.
9.1.3. При приеме и передаче по телефаксу служебной информации специалист, назначенный ответственным за этот участок работы, руководствуется следующим порядком:
запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя подразделения Администрации;
объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение № 9) без проставления регистрационного штампа, вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные - немедленно.
9.1.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации, возлагается на руководителя подразделения Администрации.
9.2. Электронная почта
9.2.1. Электронная почта (далее именуется "ЭП") используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники.
9.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.
9.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на сервере ЭП - "почтовый ящик", в который помещаются электронные сообщения для этого абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.
9.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.
9.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП в Администрации обеспечивает общий отдел.
9.2.6. Для обмена информацией ЭП с абонентами, не имеющими адреса ЭП, используется официальный конкретный адрес электронной почты.
X. Изготовление документов на бумажных и электронных
носителях, копировально-множительные работы
10.1. Изготовление документов на бумажных
и электронных носителях
10.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных и электронных носителях в Администрации производится общим отделом с соблюдением установленных правил.
Для изготовления принимаются только служебные материалы. Подготовка документов под диктовку не допускается.
Изготовление документов производится в порядке поступления материалов, срочные материалы оформляются вне очереди.
10.1.2. Представляемые рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, не принимаются.
10.1.3. Оформление документов производится на бланках установленной формы. При изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
10.1.4. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
10.1.5. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
10.1.6. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
10.1.7. Наименование вида документа, а также слова "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" печатаются прописными буквами.
Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных.
10.1.8. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
10.1.9. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
10.1.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
10.2. Копировально-множительные работы
10.2.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование, макетирование и др.) осуществляются в Администрации общим отделом. Копирование документов в небольших тиражах может производиться в подразделениях Администрации, где установлены копировальные аппараты.
Снятие копий и тиражирование производятся только со служебных документов.
10.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в подразделениях Администрации, несут руководители подразделений Администрации, в ведении которых они находятся. Все работники, допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ на копировально-множительной технике.
10.2.3. Работа по снятию копий документов выполняется в порядке очередности их поступления.
10.2.4. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
10.2.5. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.
XI. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов
11.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
11.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35-50 мм до 70-100 мм.
11.3. В Администрации используются гербовая и негербовые печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и использовании документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.
11.4. Порядок воспроизведения герба городского округа Рошаля на печати регламентируется Уставом городского округа Рошаля.
11.5. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации, производится с разрешения главы городского округа Рошаля.
11.6. В Администрации имеется гербовая печать.
11.7. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в приложении № 10.
В подразделениях Администрации имеются простые круглые мастичные печати (без изображения герба городского округа Рошаля), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
11.8. Рассылаемые копии постановлений, распоряжений, документы по личному составу, командировочные удостоверения заверяются печатью "Администрация городского округа Рошаля. Общий отдел".
11.9. Оказание методической помощи, согласование образцов печатей и штампов подразделений Администрации осуществляются общим отделом.
11.10. Все печати и штампы регистрируются в общем отделе.
11.11. В подразделениях Администрации печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.
11.12. Контроль за правильностью учета печатей и штампов осуществляет общий отдел.
11.13. Об утере печати или штампа в подразделениях Администрации незамедлительно ставится в известность заведующий общим отделом.
11.14. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в общий отдел, где они уничтожаются по акту в установленном порядке.
11.15. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Администрации.
XII. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.
Порядок передачи дел в архив
12.1. Составление номенклатуры дел
12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в Администрации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Администрации (приложение № 11) составляется общим отделом на основе номенклатуры дел подразделений Администрации при методической помощи Центрального государственного архива Московской области. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел общего отдела, второй используется в качестве рабочего, третий - в архиве общего отдела, четвертый - в Центральном государственном архиве Московской области, в котором согласовывалась номенклатура дел.
Названиями разделов номенклатуры Администрации являются названия подразделений Администрации, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.
12.1.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения подразделения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 12-05, 12 - обозначение подразделения Администрации, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
12.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех подразделений Администрации и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, нормативные правовые и распорядительные акты Администрации, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
12.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
12.1.5. Утвержденная номенклатура дел Администрации хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области не реже чем раз в 5 лет.
12.2. Формирование дел
12.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Администрации формируются децентрализованно, т.е. в подразделениях Администрации, по распоряжению их руководителей.
Формированием дел в подразделениях Администрации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.
Контроль за формированием дел осуществляется общим отделом.
12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
12.3. Экспертиза ценности документов
12.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление срока их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия Администрации (далее - ЭК).
Функции, права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, разработанным на основании типового положения, утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по делам архивов Московской области и утвержденным главой городского округа Рошаля.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях Администрации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
12.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и формируются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
12.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (раздел 12.5) и акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 12).
12.4. Оформление дел
12.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела формируются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и производится сотрудниками подразделений Администрации при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования подразделения Администрации, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.
12.4.2. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела (приложение № 13);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 14);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.
12.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "Имеются документы за... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.
12.5. Составление описей дел
12.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения № 15, 16). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются. Описи дел в подразделениях Администрации составляются работником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные подразделениями Администрации, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит ведомственный архив и по которой передаются дела в Центральный государственный архив Московской области.
12.5.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений Администрации устанавливается ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям Администрации со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.
12.5.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения Администрации и передаются в архив.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включающихся в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.
В конце описи делается запись о количестве дел.
12.6. Хранение и использование документов
в подразделениях Администрации
12.6.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
Руководители подразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
12.6.2. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создаются фонды пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригинала.
12.6.3. Архивы Администрации могут выдавать работникам для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.
12.7. Передача дел в архив и использование
документов архива
12.7.1. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Администрации образуются ведомственные архивы. Деятельность архивов регламентирована Законом Московской области "Об архивном фонде Московской области и архивах" и Основными правилами работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2002).
12.7.2. В архив передаются дела по утвержденному графику постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Дела со сроком хранения до 3 лет в архив не передаются.
12.7.3. Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
В случае ликвидации (реорганизации) органа при отсутствии правопреемника документы передаются на государственное хранение в архивные учреждения Московской области по принадлежности.
Порядок эвакуации документов Администрации при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями Администрации.
Приложение № 1
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ
1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и другие издания.
2. Документы на иностранных языках без перевода.
3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.д.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки.
6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).
7. Документы без подписей.
Приложение № 2
к Инструкции
Место авансовой печати
ТЕЛЕГРАММА
Кому
(должность, инициалы, фамилия)
Адрес
(с указанием почтового индекса)
Текст телеграммы
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Глава города Рошаля (подпись)
------------------------------------------------------------------
140730, г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9
"____" _______________ 200_ г.
Исп.: ________________________
Тел.: ________________________
Приложение № 3
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
------------T---------T-------------T---------------T---------T----------T-----------T----------¬
¦№ п/п ¦№ и дата ¦Наименование ¦Краткая ¦Кто ¦Резолюция ¦Кому ¦Дата и ¦
¦и дата ¦документа¦организации ¦характеристика ¦подписал ¦ ¦направлено ¦роспись в ¦
¦поступления¦ ¦ ¦ ¦документ ¦ ¦ ¦получении ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+---------+-------------+---------------+---------+----------+-----------+-----------
(Формат А3)
Приложение № 4
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
-----T-------T-------------T-------------------T------------¬
¦№ ¦Дата ¦Куда, кому ¦Краткое содержание ¦N, дата ¦
¦п/п ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------------+-------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+-------+-------------+-------------------+-------------
(Формат А4)
Приложение № 5
к Инструкции
ЛИСТ-РАСПИСКА О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТА ИЗ ДЕЛА
-----------T-------------------T------------------T-------------------¬
¦№ и дата ¦Дата выдачи и кому ¦Дата возврата ¦Ф.И.О. и должность ¦
¦документа ¦выдан документ ¦(до какого числа ¦сотрудника, ¦
¦ ¦(подпись, ¦выдан документ) ¦выдавшего документ ¦
¦ ¦расшифровка ¦ ¦ ¦
¦ ¦подписи) ¦ ¦ ¦
+----------+-------------------+------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+-------------------+------------------+--------------------
(Формат А5)
Приложение № 6
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
БЛАНКОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИИ
НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ АКТОВ, СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ (ПИСЕМ)
----T-----------------------------------------------------¬
¦1 ¦Постановление главы городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦2 ¦Распоряжение главы городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦3 ¦Письмо главы городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦4 ¦Письмо Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦5 ¦Письмо управления экономики Администрации городского ¦
¦ ¦округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦6 ¦Письмо управления имущественных отношений ¦
¦ ¦Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦7 ¦Письмо отдела архитектуры и градостроительства ¦
¦ ¦Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦8 ¦Письмо отдела городского хозяйства и начисления ¦
¦ ¦жилищных субсидий Администрации городского округа ¦
¦ ¦Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦9 ¦Письмо отдела образования, опеки и попечительства ¦
¦ ¦Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦10 ¦Письмо отдела здравоохранения Администрации ¦
¦ ¦городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦11 ¦Письмо правового отдела Администрации городского ¦
¦ ¦округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦12 ¦Письмо общего отдела Администрации городского округа ¦
¦ ¦Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦13 ¦Письмо отдела культуры и спорта Администрации ¦
¦ ¦городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦14 ¦Письмо военно-учетного отдела Администрации ¦
¦ ¦городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦15 ¦Письмо отдела жилищного фонда Администрации ¦
¦ ¦городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦16 ¦Письмо мобилизационного отдела Администрации ¦
¦ ¦городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦17 ¦Приказ начальника отдела образования, опеки и ¦
¦ ¦попечительства Администрации городского округа ¦
¦ ¦Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦18 ¦Приказ начальника отдела здравоохранения ¦
¦ ¦Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦19 ¦Приказ начальника отдела культуры и спорта ¦
¦ ¦Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦20 ¦Распоряжение начальника отдела здравоохранения ¦
¦ ¦Администрации городского округа Рошаля ¦
+---+-----------------------------------------------------+
¦21 ¦Протокол заседания Администрации городского округа ¦
¦ ¦Рошаля ¦
L---+------------------------------------------------------
Приложение № 6.1
к Инструкции
-------¬
¦ Герб ¦
¦города¦
¦Рошаля¦
L-------
ГЛАВА
ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ___________ № ______________
Приложение № 6.2
к Инструкции
-------¬
¦ Герб ¦
¦города¦
¦Рошаля¦
L-------
ГЛАВА
ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ___________ № ______________
Приложение № 6.3
к Инструкции
-------¬
¦ Герб ¦
¦города¦
¦Рошаля¦
L-------
ГЛАВА
ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-11-85
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.4
к Инструкции
-------¬
¦ Герб ¦
¦города¦
¦Рошаля¦
L-------
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-11-85
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.5
к Инструкции
УПРАВЛЕНИЕ ЭКОНОМИКИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-15-63
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.6
к Инструкции
УПРАВЛЕНИЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-16-69
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.7
к Инструкции
ОТДЕЛ АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-11-40
г. Рошаль, ул. Ф. Энгельса, д. 16, корп. 1 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.8
к Инструкции
ОТДЕЛ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА И НАЧИСЛЕНИЯ
ЖИЛИЩНЫХ СУБСИДИЙ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-11-79
г. Рошаль, ул. Фридриха Энгельса, д. 16 факс 8 (245) 5-19-64
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.9
к Инструкции
ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ, ОПЕКИ И ПОПЕЧИТЕЛЬСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-27-59
г. Рошаль, ул. Окт. Революции, д. 16 факс 8 (245) 5-19-75
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.10
к Инструкции
ОТДЕЛ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, г. Рошаль, тел. 8 (245) 5-11-20
ул. Октябрьской Революции, д. 16 факс 8 (245) 5-23-90
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.11
к Инструкции
ПРАВОВОЙ ОТДЕЛ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-17-06
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.12
к Инструкции
ОБЩИЙ ОТДЕЛ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-11-85
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.13
к Инструкции
ОТДЕЛ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-18-07
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.14
к Инструкции
ВОЕННО-УЧЕТНЫЙ ОТДЕЛ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-27-33
г. Рошаль, ул. Ф. Энгельса, д. 16, корп. 1
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.15
к Инструкции
ОТДЕЛ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
УПРАВЛЕНИЯ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-19-40
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.16
к Инструкции
МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
140730, Московская область, тел. 8 (245) 5-12-91
г. Рошаль, ул. Косякова, д. 9 факс 8 (245) 5-12-85
------------------------------------------------------------------
________________ № ___________
на № ____________ от _________
Приложение № 6.17
к Инструкции
ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ, ОПЕКИ И ПОПЕЧИТЕЛЬСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
__________ № _________
Приложение № 6.18
к Инструкции
ОТДЕЛ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
__________ № _________
Приложение № 6.19
к Инструкции
ОТДЕЛ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
__________ № _________
Приложение № 6.20
к Инструкции
ОТДЕЛ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________ № _________
Приложение № 6.21
к Инструкции
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ
__________ № _________
Приложение № 7
к Инструкции
ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ
----------------------------------------T----------------------¬
¦Проект представил: ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦Должность руководителя ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
+---------------------------------------+----------------------+
¦Проект согласовали: ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦Первый заместитель главы Администрации ¦ ¦
¦городского округа Рошаля ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
+---------------------------------------+----------------------+
¦Заместитель главы Администрации ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦городского округа Рошаля ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
+---------------------------------------+----------------------+
¦Начальник Управления экономики ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦Администрации городского округа Рошаля ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
+---------------------------------------+----------------------+
¦Начальник правового отдела ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦Администрации городского округа Рошаля ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
+---------------------------------------+----------------------+
¦Главный бухгалтер централизованной ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦бухгалтерии при Администрации ¦ ¦
¦городского округа Рошаля ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
+---------------------------------------+----------------------+
¦Исполнитель: ¦(инициалы, фамилия) ¦
¦Должность ¦ ¦
¦Подпись, дата ¦ ¦
¦телефон ¦ ¦
L---------------------------------------+-----------------------
Примечание. При наличии большого числа согласующих органов, организаций и лиц лист согласования может быть продолжен и оформляется на втором листе без указания граф "Проект представлен" и "Исполнитель" либо составляется дополнительный лист согласования согласно приложению.
Приложение № 8
к Инструкции
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
______________________________________________
(заголовок документа)
--------------------------T------------------------T-------------------------¬
¦Название органа ¦Должность, инициалы, ¦Дата согласования, номер ¦
¦(комитет, отдел и т.д.) ¦фамилия руководителя, с ¦документа, содержащего ¦
¦ ¦которым согласован ¦визу, подтверждающую ¦
¦ ¦документ ¦согласование ¦
+-------------------------+------------------------+-------------------------+
¦Например: ¦Руководитель отдела ¦Письмо от 20.12.2001 ¦
¦Общий отдел ¦(инициалы, фамилия) ¦№ 105 (без замечаний) ¦
¦Администрации городского ¦ ¦ ¦
¦округа Рошаля ¦ ¦или ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Письмо от 20.12.2001 ¦
¦ ¦ ¦№ 105 (с замечаниями). ¦
¦ ¦ ¦Замечания учтены ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦или ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Письмо от 20.12.2001 ¦
¦ ¦ ¦№ 105 (с замечаниями). ¦
¦ ¦ ¦Замечания не учтены ¦
+-------------------------+------------------------+-------------------------+
¦Исполнитель: ¦(подпись) ¦И.О. Фамилия ¦
¦Название должности ¦ Дата ¦ ¦
L-------------------------+------------------------+--------------------------
Приложение № 9
к Инструкции
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ ФАКСОГРАММ
-----T---------------------T-------T-----------T------------T--------------T-----------¬
¦№ ¦Адрес корреспондента,¦Дата и ¦Количество ¦Наименование¦Наименование ¦Роспись ¦
¦п/п ¦его фамилия, телефон ¦время ¦листов ¦документа ¦структурного ¦получателя ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ф.И.О. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦получателя ¦ ¦
+----+---------------------+-------+-----------+------------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------------------+-------+-----------+------------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+---------------------+-------+-----------+------------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+---------------------+-------+-----------+------------+--------------+------------
Приложение № 10
к Инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).
4. Договоры (о материальной ответственности, поставках, порядках, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и др.).
5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические).
6. Командировочные удостоверения.
7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).
9. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - свободные, в банк, на получение валюты со счетов, перевод валюты).
10. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
11. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).
12. Смета расходов (на содержание аппарата Администрации городского округа Рошаля).
13. Соглашения, договоры, подписанные главой городского округа Рошаля.
14. Постановления, распоряжения, подписанные главой городского округа Рошаля.
15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).
16. Удостоверения работников.
17. Штатное расписание Администрации городского округа Рошаля.
Приложение № 11
к Инструкции
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
руководителя
_____________ № __________
(подпись) (расшифровка подписи)
На _______________ год Дата _______________________
-------T---------------T-----------T-------------T-----------¬
¦Индекс¦Заголовок дела ¦Количество ¦Срок хранения¦Примечание ¦
¦дела ¦(тома, части) ¦дел (томов,¦и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦частей) ¦статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+------+---------------+-----------+-------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------+-----------+-------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+---------------+-----------+-------------+------------
Заведующий общим отделом (подпись) (расшифровка подписи)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Экспертная комиссия ЭПК Управления по делам архивов
Администрации городского Московской области
округа Рошаля
Протокол от ________ № ______ Протокол ________ № ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
_________ году
--------------------T-----------T---------------------------¬
¦По срокам хранения ¦Всего ¦В том числе ¦
¦ ¦ +------------T--------------+
¦ ¦ ¦Переходящих ¦С отметкой ЭПК¦
+-------------------+-----------+------------+--------------+
¦Постоянно ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+-----------+------------+--------------+
¦Временно (свыше 5 ¦ ¦ ¦ ¦
¦лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+-----------+------------+--------------+
¦Временно (до 10 лет¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+-----------+------------+--------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------+-----------+------------+---------------
Итоговые сведения переданы в архив
Заведующий общим отделом (подпись) (инициалы, фамилия)
________________________
(дата)
Приложение № 12
к Инструкции
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
_________ ______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
_____________
(дата)
АКТ № ____________________
______________________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-технической ценности и утратившие практическое значение документы согласно номенклатуре дел:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
------T---------------T---------T--------------T----------------T-----------T------------T-----------¬
¦№ ¦Заголовок дела ¦Дата ¦Номера описей ¦Индекс дела ¦Кол-во дел ¦Сроки ¦Примечание ¦
¦п/п ¦или групповой ¦дела или ¦(номенклатур) ¦(тома, части) ¦(томов, ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦заголовок дел ¦крайние ¦за ______ год ¦по номенклатуре ¦частей) ¦дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты дел ¦ ¦или № дел по ¦ ¦части и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню) ¦ ¦
+-----+---------------+---------+--------------+----------------+-----------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----+---------------+---------+--------------+----------------+-----------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+---------------+---------+--------------+----------------+-----------+------------+------------
Итого ____________________________ дел за ____________ год.
Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ЦГАМО (протокол от _________ № __________).
Наименование должностного лица,
проводившего экспертизу
ценности документов (подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Одобрено
Протокол ЭК
от _________ № ______________
Председатель комиссии
_____________________
_____________________ _________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии
_____________________
_____________________ _________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Документы измельчены и уничтожены
_____________________
_____________________ _________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
_____________________
(дата)
Приложение № 13
к Инструкции
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА № __________
В деле прошито и пронумеровано ________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ______________________________________,
пропущенные номера _______________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
-----------------------------------T--------------------¬
¦Особенности физического состояния ¦Норма листов ¦
¦и формирования ¦ ¦
+----------------------------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+----------------------------------+--------------------+
¦ ¦ ¦
L----------------------------------+---------------------
__________________________________________________________________
(наименование должности (подписи) (расшифровка подписи
лица, составившего (инициалы, фамилия)
заверительную надпись)
________________
(дата)
Приложение № 14
к Инструкции
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела № _________
------T-----------T------------T--------------------T-----------T------------¬
¦№ ¦Индекс ¦Дата ¦Заголовок документа ¦Номер ¦Примечание ¦
¦п/п ¦документа ¦документов ¦ ¦листов дела¦ ¦
+-----+-----------+------------+--------------------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+-----------+------------+--------------------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+-----------+------------+--------------------+-----------+-------------
Итого ________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
(наименование должности (подписи) (расшифровка подписи
лица, составившего (инициалы, фамилия)
заверительную надпись)
________________
(дата)
Приложение № 15
к Инструкции
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(наименование структурного Наименование должности
подразделения) руководителя структурного
подразделения
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________________________
(дата)
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения
за ___________ год
-----T---------T-----------T-----------T------------T-----------¬
¦№ ¦Индекс ¦Заголовок ¦Дата дела ¦Количество ¦Примечание ¦
¦п/п ¦дела ¦дела (тома,¦(тома, ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦(тома, ¦части) ¦части) ¦деле (томе, ¦ ¦
¦ ¦части) ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+---------+-----------+-----------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+---------+-----------+-----------+------------+------------
В данную опись внесено ___________________ дел с № ____ по № _____
(цифрами, прописью)
В том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи (подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий общим отделом
_________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________________ регистрационно-контрольных форм к
(цифрами и прописью)
документам.
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Принял _________________________ дел и ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам.
_________________
(дата)
Наименование должности
работника, ответственного
за архив (подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Приложение № 16
к Инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________________________
(дата)
Наименование структурного
подразделения
ОПИСЬ № 1
дел по личному составу (временного хранения)
за ______________________ год
-----T-------------T------------T---------T------------T-----------¬
¦№ ¦Индекс дела ¦Заголовок ¦Дата дела¦Количество ¦Примечание ¦
¦п/п ¦(тома, части)¦дела (тома, ¦(тома, ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦части) ¦части) ¦деле (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦
+----+-------------+------------+---------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+-------------+------------+---------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+-------------+------------+---------+------------+------------
В данную опись внесено ____________________ дел с № ____ по № ____
В том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи (подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий общим отделом
_________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________________ регистрационно-контрольных форм к
(цифрами и прописью)
документам.
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
Принял _________________________ дел и ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам.
Наименование должности
работника, ответственного
за архив (подпись) (расшифровка подписи)
_________________
(дата)
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
