|  |
ПОСТАНОВЛЕНИЕ главы г. Серпухова МО от 26.08.2003 № 1230
"О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ И СОГЛАШЕНИЙ, ПОДПИСЫВАЕМЫХ ГЛАВОЙ ГОРОДА СЕРПУХОВА"
Официальная публикация в СМИ:
Информационный вестник Администрации и Совета депутатов
г. Серпухова, август 2003
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД СЕРПУХОВ"
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 августа 2003 г. № 1230
О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ
И СОГЛАШЕНИЙ, ПОДПИСЫВАЕМЫХ ГЛАВОЙ ГОРОДА СЕРПУХОВА
В целях упорядочения согласования, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключаемых главой города Серпухова, постановляю:
1. Утвердить Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключаемых главой города Серпухова.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава города
П.В. Жданов
Утвержден
постановлением главы
муниципального образования
"Город Серпухов"
Московской области
от 26 августа 2003 г. № 1230
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ
И СОГЛАШЕНИЙ, ПОДПИСЫВАЕМЫХ ГЛАВОЙ ГОРОДА СЕРПУХОВА
1. Общие положения
1.1. Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой города Серпухова (далее - Порядок), разработан с целью проведения четкой, единообразной, соответствующей действующему законодательству хозяйственной деятельности администрации города Серпухова, осуществляемой путем установления, изменения или расторжения гражданско-правовых отношений, оформляемых договорами и соглашениями, одной из сторон в которых является администрация г. Серпухова.
1.2. Настоящий Порядок устанавливает порядок подготовки проектов договоров и соглашений (далее - договор), заключаемых главой города с физическими или юридическими лицами, порядок регистрации договоров, порядок регистрации изменений и дополнений к ним, определяет порядок хранения подлинников договоров, а также должностных лиц, ответственных за их хранение и исполнение.
2. Порядок подготовки проектов договоров
2.1. Подготовка проектов договоров, их регистрация, внесение изменений и дополнений в них производятся в следующем порядке:
2.1.1. Подготовка договорной документации (проекта договора и поименных в нем приложений).
2.1.2. Согласование проекта договора с перечнем лиц, который определен заместителем главы администрации города, курирующим данное направление.
2.1.3. Направление проекта договора на подписание главе города Серпухова.
2.1.4. Регистрация и хранение договора.
2.2. Подготовка проекта договора и документации к нему возлагается на исполнителя.
2.3. Ответственным за своевременную разработку проекта договора, в том числе за его содержание и качество, а также документации к нему, является исполнитель, на которого данная обязанность возлагается главой города или заместителем главы администрации, курирующим данное направление.
2.4. Подготовленный проект договора проходит начальную правовую экспертизу в отделе нормативно-правового проектирования Департамента нормативно-правового обеспечения, а затем согласовывается с заместителем главы администрации города, курирующим данное направление работы, заинтересованными структурными подразделениями администрации города.
Окончательный вариант договора с визами руководителей направляется вместе с необходимыми приложениями в отдел нормативно-правового проектирования Департамента нормативно-правового обеспечения для проведения правовой экспертизы на соответствие законодательству и визирования.
Согласование проекта договора осуществляется визированием на оборотной стороне последнего листа договора с указанием должности, фамилии и инициалов лица, визирующего проект документа, и проставлением даты.
2.5. Проверку деловой репутации и финансовой надежности другой стороны договора, а также необходимые согласования осуществляет исполнитель в соответствии с его компетенцией.
2.6. Перечень структурных подразделений администрации города и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект договора, определяет заместитель главы администрации, курирующий данное направление работы.
2.7. Окончательный вариант договора, завизированный и согласованный, подписывается главой города.
2.8. Количество экземпляров договора определяется в соответствии с количеством сторон договора.
2.9. Договор, подписанный главой города, передается на регистрацию и хранение.
3. Регистрация и хранение заключенных договоров
3.1. Договор представляется на регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон в соответствии с требованиями регистрации служебных документов и регистрируется в журнале регистрации договоров и соглашений у специалиста 1-й категории общего отдела администрации города.
Журнал регистрации договоров и соглашений должен включать следующие графы:
- порядковый номер;
- дата регистрации;
- краткое наименование договора и наименование сторон, заключивших договор;
- регистрационный номер документа;
- указание места хранения;
- отметка о сроке действия договора;
- подпись исполнителя, получившего подлинники договора;
- данные об исполнителе (Ф.И.О., должность, контактный телефон).
Исполнитель обязан раздать подлинники договора сторонам под роспись на своем экземпляре.
Копия договора направляется в Департамент нормативно-правового обеспечения.
3.2. Первый экземпляр заключенного договора остается в администрации города и хранится у исполнителя соответствующего структурного подразделения. Если договор связан с оплатой из бюджета города, то первый экземпляр хранится в Управлении по бухгалтерскому учету и отчетности.
3.3. Для хранения договоров у каждого исполнителя в структурном подразделении формируется архив и руководителем назначается сотрудник, ответственный за его ведение и хранение.
3.4. Хранение договоров осуществляется в специально созданных делах-папках, в которые также вносятся документы, связанные с исполнением договора (переписка между участниками договора, финансово-расчетные документы, дополнительные соглашения и иные документы). Дела-папки с договорами располагаются в архиве исполнителя структурного подразделения в хронологическом порядке по дате их заключения.
3.5. Исполнитель договора отслеживает срок исполнения договора другой стороной и в случае необходимости предпринимает все необходимые меры для исполнения обязательств по договору (переписка между участниками, направление претензии).
3.6. Изъятие оригинала договора, находящегося на хранении, и передача его кому бы то ни было не допускается.
Для работы сотрудникам выдается копия заключенного договора.
Подлинник договора представляется по запросам суда, органов прокуратуры и иных государственных органов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.7. После исполнения договора или окончания срока его действия договор хранится у исполнителя в течение пяти лет, а затем передается в архив в соответствии с номенклатурой дел.
4. Контроль за исполнением договоров
4.1. Контроль за исполнением договоров, соблюдением условий и сроков осуществляет исполнитель.
4.2. В случае возникновения судебных разбирательств по спорам, связанным с исполнением заключенных договоров, вся документация по ним от исполнителя передается в Департамент нормативно-правового обеспечения с соблюдением требований по приему-передаче служебных документов.
5. Порядок внесения изменений и дополнений в договоры
5.1. Любые изменения и дополнения к договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном данным положением для договоров.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
