Законодательство
Московской области

Балашихинский р-н
Бронницы
Волоколамский р-н
Воскресенский р-н
Дзержинский
Дмитровский р-н
Долгопрудный
Домодедовский р-н
Дубна
Егорьевский р-н
Жуковский
Зарайский р-н
Звенигород
Ивантеевка
Истринский р-н
Каширский р-н
Климовск
Клинский р-н
Коломенский р-н
Королев
Красноармейск
Красногорский р-н
Краснознаменск
Ленинский р-н
Лобня
Лотошинский р-н
Луховицкий р-н
Лыткарино
Люберецкий р-н
Можайский р-н
Московская область
Мытищинский р-н
Наро-Фоминский р-н
Ногинский р-н
Одинцовский р-н
Озерский р-н
Орехово-Зуевский р-н
Павлово-Посадский р-н
Подольский р-н
Протвино
Пушкинский р-н
Пущино
Раменский р-н
Реутов
Рошаль
Рузский р-н
Сергиево-Посадский р-н
Серебряно-Прудский р-н
Серпуховский р-н
Солнечногорский р-н
Ступинский р-н
Талдомский р-н
Троицк
Фрязино
Химкинский р-н
Чеховский р-н
Шатурский р-н
Шаховской р-н
Щелковский р-н
Щербинка
Электросталь

Законы
Постановления
Распоряжения
Определения
Решения
Положения
Приказы
Все документы
Указы
Уставы
Протесты
Представления








ПРИКАЗ ГУ Госадмтехнадзора МО от 02.03.2004 № 24-Пр
(ред. от 26.07.2007)
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ"

Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа также не опубликован.







ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 2 марта 2004 г. № 24-Пр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. приказов ГУ Госадмтехнадзора МО
от 23.09.2004 № 106-Пр, от 01.02.2006 № 9-Пр,
от 20.09.2006 № 107-Пр, от 26.07.2007 № 67-Пр-о)

В целях совершенствования работы с документами в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области и обеспечения их сохранности приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области (далее - Инструкция).
2. Ввести в действие Инструкцию с 15 марта 2004 года.
Ответственный - начальник общего отдела Скворцова В.В.
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам Госадмтехнадзора Московской области с момента введения руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
Ответственные - начальники структурных подразделений.
4. Начальнику организационного управления Чечкину Г.А. обеспечить изготовление Инструкции в необходимом количестве для выдачи структурным подразделениям Госадмтехнадзора Московской области.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя начальника Кабанова В.Б.

Начальник - главный государственный
административно-технический
инспектор Московской области
Н.П. Пищев





Утверждена
приказом Главного управления
государственного
административно-технического надзора
Московской области
от 2 марта 2004 г. № 24-Пр

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО
НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. приказов ГУ Госадмтехнадзора МО
от 23.09.2004 № 106-Пр, от 01.02.2006 № 9-Пр,
от 20.09.2006 № 107-Пр, от 26.07.2007 № 67-Пр-о)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области (далее - Госадмтехнадзор Московской области) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами в Госадмтехнадзоре Московской области: порядок приема, учета, оформления, использования и хранения документов, контроль за их исполнением.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, законодательными актами Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления <1>, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ.
Инструкция устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан и депутатов в Госадмтехнадзоре Московской области.
1.4. Соблюдение требований Инструкции обязательно для всех работников Госадмтехнадзора Московской области. Организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области осуществляет организационное управление.
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области возлагается на их руководителей.
1.7. Делопроизводство в центральном аппарате Госадмтехнадзора Московской области ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники, технологий системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД).
1.8. Применение САДД и других автоматизированных технологий в делопроизводстве Госадмтехнадзора Московской области должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.
1.9. Методическое руководство и контроль за состоянием ведения делопроизводства в Госадмтехнадзоре Московской области осуществляет общий отдел во взаимодействии с соответствующими подразделениями аппарата Правительства и центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области (далее - государственные органы) в пределах их компетенции.

   -----------------------------------

<1> Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

II. Состав управленческих документов Госадмтехнадзора
Московской области

Деятельность Госадмтехнадзора Московской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Госадмтехнадзора Московской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Московской области, государственными органами, другими органами управления и организациями.
Полномочия Госадмтехнадзора Московской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Документы, образующиеся в Госадмтехнадзоре Московской области в результате правоприменительной практики государственных административно-технических инспекторов Московской области, относятся к процессуальным документам. Состав, форма, порядок заполнения этих документов (акт осмотра территории, протокол, постановление, определение, предписание, уведомление, извещение и другие) регулируются Инструкцией по административной практике в Госадмтехнадзоре Московской области, согласованной с Главным управлением Минюста России по Московской области и утвержденной распоряжением Госадмтехнадзора Московской области.

2.1. Нормативные правовые акты

(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО
от 20.09.2006 № 107-Пр)

Нормативными правовыми актами Госадмтехнадзора Московской области являются акты, содержащие правовые нормы, которые действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов и государственных учреждений Московской области, а также органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических лиц независимо от форм собственности и физических лиц.
Нормативные правовые акты Госадмтехнадзора Московской области могут издаваться в виде распоряжений Госадмтехнадзора Московской области, которые подписывает начальник.

2.2. Распорядительные документы

(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО
от 20.09.2006 № 107-Пр)

Распорядительные документы - вид письменных документов, в которых фиксируются решения по вопросам основной деятельности, а также решения организационных, кадровых, административно-хозяйственных и других вопросов. К распорядительным документам относятся приказ начальника Госадмтехнадзора Московской области (далее - приказ) и распоряжение Госадмтехнадзора Московской области (далее - распоряжение).
Распорядительные документы подлежат обязательному исполнению работниками Госадмтехнадзора Московской области.
Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят руководители структурных подразделений центрального аппарата Госадмтехнадзора Московской области на основании поручений начальника Госадмтехнадзора Московской области и его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливаются отделом государственной службы и кадров Госадмтехнадзора Московской области.

2.3. Организационные документы

Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции Госадмтехнадзора Московской области, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о Госадмтехнадзоре Московской области, об управлениях (Организационное, Информационно-плановое, по работе с территориями), об отделах (правовой, по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области, общий, информационно-плановый, сводно-аналитический, связи и информатизации, контроля за производством работ, контроля за содержанием объектов, разрешительно-технической документации, бухгалтерского учета и отчетности), должностные инструкции работников, правила, инструкции, структура, штатное расписание.
2.3.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Госадмтехнадзора Московской области.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые подписываются начальником Госадмтехнадзора Московской области или утверждаются в установленном порядке.
Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Положение о Госадмтехнадзоре Московской области, о структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию его работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы (приложения № 30, 31).
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.3.2. Штатное расписание.
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав Госадмтехнадзора Московской области с указанием должностных окладов работников.
В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.
Штатное расписание утверждается распоряжением.
(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр)
2.3.3. Должностная инструкция.
Должностная инструкция имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности), заключительные положения (приложение № 32).
Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами "обязан", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

2.4. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
2.4.1. Протокол.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, заседания коллегии), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (приложение № 23 - не приводится).
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
2.4.2. Служебные письма.
Служебные письма в Госадмтехнадзоре Московской области готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области;
- как исполнение поручений Губернатора и Правительства Московской области в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимся к деятельности Госадмтехнадзора Московской области;
- как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и актов Правительства Московской области;
- как ответы на запросы юридических и физических лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Письма оформляются на бланках письма Госадмтехнадзора Московской области (приложение № 2 - не приводится), в территориальных отделах - на бланках территориального отдела Госадмтехнадзора Московской области (приложение № 3 - не приводится).
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события (приложение № 24).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению начальником Госадмтехнадзора Московской области.
2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 25).
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие (приложение № 26).
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки (приложение № 27).
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной (служебной) записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками, с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки) могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Служебные, докладные, объяснительные записки, адресованные начальнику Госадмтехнадзора Московской области, регистрируются в общем отделе и передаются начальнику Госадмтехнадзора Московской области сотрудником общего отдела или лично.
Исполненные записки передаются в общий отдел на хранение.
Докладные, объяснительные, служебные записки, адресованные начальникам структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях работником, ответственным за делопроизводство.
2.4.5. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
2.4.6. План.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
2.4.7. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет подписывает руководитель структурного подразделения, в котором он подготовлен. Кроме того, отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

III. Подготовка и оформление нормативных правовых
и распорядительных актов, их учет и рассылка

3.1. Общие правила подготовки нормативных правовых
и распорядительных актов

3.1.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области необходимо руководствоваться порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области и Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области.
Нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Московской области и Правительства оформляются на бланках установленного образца, утвержденных Губернатором Московской области и изготовленных типографским способом.
3.1.2. В Госадмтехнадзоре Московской области нормативные правовые акты и распорядительные документы оформляются на бланках установленной формы, утвержденных начальником Госадмтехнадзора Московской области и изготовленных типографским способом (приложения № 5, 6 - не приводятся).
(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр)
Текст печатается на компьютере на одной стороне листа (приложение № 14 - не приводится).
Использование ксерокопий бланков запрещено.
3.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).
3.1.4. Исключен. - Приказ ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр.
3.1.5. Обязательными реквизитами нормативных правовых и распорядительных актов являются:
- Герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом) "Наименование органа (должностного лица)";
- наименование органа (должностного лица) - автора документа;
- название вида документа (приказ, распоряжение);
- дата, регистрационный номер, место принятия документа;
- заголовок;
- текст документа;
- подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией через пробел), фамилия лица, подписавшего документ);
- печать;
- лист согласования (на оборотной стороне последнего листа документа).
3.1.6. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.
Датой принятия совместного нормативного правового и распорядительного акта является последняя дата его подписания.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

3.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

3.2. Требования к составлению и оформлению
нормативных правовых и распорядительных актов

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов (далее - приказ (распоряжение) необходимо соблюдать следующие требования:
3.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "О чем (о ком)?" и располагается в центральной части листа перед текстом документа. Точка в конце заголовка не ставится.
Распоряжения могут не иметь заголовка.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 13, 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.2.2. Текстовая часть приказа (распоряжения), как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленном на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер, содержание документа (например: "в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 № 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области").
излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д.
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в этой части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в приказах завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами вразрядку и после которого ставится двоеточие.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Если содержание приказа (распоряжения) не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только распорядительную часть.
В распорядительной части приказа (распоряжения) в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа (распоряжения) должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Если в качестве исполнителя указывается структурное подразделение, то после названия структурного подразделения в скобках указываются фамилия и инициалы его руководителя в именительном падеже, например: "Начальнику организационного управления Чечкину Г.А." или "Организационному управлению Госадмтехнадзора Московской области (Чечкин Г.А.)...".
3.2.3. Распорядительная часть текста приказа (распоряжения), как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками и предусматривают:
- конкретные поручения руководителям структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области;
- сроки исполнения поручений;
- указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу нормативных правовых актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;
- указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого;
- указания об осуществлении контроля за исполнением приказа (распоряжения).
Если подготавливаемый приказ (распоряжение) влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.
3.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:

Приложение № _____________
к приказу Госадмтехнадзора
Московской области
от ______________ № ______

или

Приложение № ___________
к распоряжению Главного
управления государственного
административно-технического
надзора Московской области
от _______________ № _______

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (например: приложение № 1, приложение № 2 и т.д.).
Если в тексте приказа (распоряжения) записано: "утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф утверждения:

УТВЕРЖДЕН
(в роде, соответствующем виду документа)
приказом (распоряжением) начальника
Госадмтехнадзора Московской области
от __________________ № ___________

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.
3.2.5. Если в приказе (распоряжении) неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области (далее - Инструкция)".
Наименования упоминаемых в приказе (распоряжении) государственных органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).

3.3. Порядок согласования, подписания, регистрации,
рассылки и хранения нормативных правовых
и распорядительных актов

3.3.1. Согласование проектов приказов (распоряжений) Госадмтехнадзора Московской области осуществляется путем его последовательного визирования должностными лицами на листе согласования с указанием конкретной даты.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому образцу (приложение № 15).
Отпечатанный на соответствующем бланке проект приказа (распоряжения) визируется:
- исполнителем и руководителем структурного подразделения, представившим проект;
- руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
- начальниками управлений;
- начальником общего отдела;
- в отделе бухгалтерского учета и отчетности (при необходимости);
- начальником правового отдела, который проверяет его на соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам;
- заместителями начальника Госадмтехнадзора Московской области в соответствии с распределением обязанностей;
- первым заместителем начальника Госадмтехнадзора Московской области.
При наличии приложений к проекту приказа (распоряжения) они визируются руководителем подразделения, подготовившего (внесшего) проект.
При необходимости к проекту подготавливается служебная записка (подписанная должностным лицом, представляющим проект документа) с кратким изложением причин и целей разработки документа, направляемого на согласование.
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
При наличии замечаний и предложений они излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).
Срок рассмотрения должностными лицами Госадмтехнадзора Московской области поступивших на согласование проектов документов не должен превышать 3 рабочих дней.
Редакционные правки (синтаксис, орфография, грамматика и стиль), не меняющие сути документа, не требуют повторного согласования и вносятся в проект исполнителем.
Отказ в визировании не допускается.
По завершении согласования проект документа со всеми приложениями (на электронном и бумажном носителях) и расчетом рассылки передается исполнителем в общий отдел.
Общий отдел в установленном порядке представляет проект документа для подписания начальником Госадмтехнадзора Московской области (или по его поручению первым заместителем начальника), а затем регистрирует и рассылает его по списку рассылки, подготовленному исполнителем.
Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у должностного лица, представившего проект, а также в правовом отделе. Прежний вариант проекта с визами прилагается.
Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Правильность оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью общего отдела.
3.3.2. Подписанные приказы (распоряжения) вступают в силу с момента их подписания, если в тексте не указано другого срока.
Общий отдел регистрирует подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности, организационным и административно-хозяйственным вопросам; отдел государственной службы и кадров - по кадровым вопросам в специальных журналах установленной формы в течение календарного года (приложения № 18, 19).
(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр)
Регистрация приказов Госадмтехнадзора Московской области ведется в порядке возрастания номеров раздельно по видам приказов и состоит:
- из порядкового номера и буквенного индекса "Пр" - для приказов по основной деятельности;
- из порядкового номера и буквенного индекса "лс" - для приказов по личному составу по вопросам приема, увольнения, перемещения, поощрения, премирования, о долгосрочных командировках (в том числе за рубеж), долгосрочных отпусках сотрудников;
- из порядкового номера и буквенного индекса "к" - для приказов по личному составу о краткосрочных внутрироссийских командировках, очередных и учебных отпусках и взысканиях сотрудников.
Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис. Пример: для приказов по основной деятельности - № 22-Пр, для приказов по личному составу - № 123-лс или № 147-к.
Регистрация распоряжений производится в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".
(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр)
3.3.3. Подписанные документы тиражируются, каждый экземпляр документа заверяется штампом "Копия верна" и подписью ответственного работника общего отдела.
Общий отдел в течение трех рабочих дней обязан организовать ознакомление указанных в списке рассылки лиц с распоряжениями (приказами) под расписку в используемой учетной форме (приложение № 20).
Дополнительное ознакомление и выдача копий документов осуществляются общим отделом по согласованию с исполнителем.
Замена разосланных экземпляров приказов (распоряжений) в случае обнаружения редакционных и технических ошибок может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения начальника Госадмтехнадзора Московской области.
3.3.4. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов после их тиражирования и рассылки хранятся в общем отделе в течение двух календарных лет, а затем передаются в архив Госадмтехнадзора Московской области.
3.3.5. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания начальнику Госадмтехнадзора Московской области (либо его заместителям в соответствии с распределением обязанностей), их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним, а также порядок их хранения определяются законодательством Российской Федерации и Московской области, а также Регламентом Госадмтехнадзора Московской области и утвержденным начальником Госадмтехнадзора Московской области Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, заключаемых Госадмтехнадзором Московской области.

IV. Подготовка и оформление документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы Госадмтехнадзора Московской области должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение № 12 - не приводится).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный.
Для бланков поручений установлены форматы А6 (105 х 148 мм) и А7 (210 х 210 мм).
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
4.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.
4.1.3. Установлены следующие виды бланков документов Госадмтехнадзора Московской области:
- бланк письма (приложение № 2);
- общий бланк (приложение № 4 - не приводится);
- бланк письма территориального отдела (приложение № 3);
- бланки поручений (приложение № 44) -
а также бланки конкретного вида документа (кроме письма):
- бланк приказа Госадмтехнадзора Московской области (приложение № 5);
- бланк распоряжения Госадмтехнадзора Московской области (приложение № 6);
- исключен. - Приказ ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр.

4.2. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению гербовых бланков

4.2.1. Бланки документов с воспроизведением Герба Московской области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
4.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
4.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков Губернатора, Правительства, аппарата Правительства Московской области и Госадмтехнадзора Московской области ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале (приложение № 21).
Хранение, учет использования (в том числе и испорченных) гербовых бланков Губернатора, Правительства и аппарата Правительства Московской области, Госадмтехнадзора Московской области производится в общем отделе. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Гербовые бланки письма Госадмтехнадзора Московской области выдаются общим отделом работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях. Учет использования (в том числе и испорченных) бланков письма Госадмтехнадзора Московской области производится в структурных подразделениях, при этом в учетной форме указывают, как они были использованы (№ бланка; фамилия, И.О. сотрудника, использующего бланк, - исполнителя, исходящий № документа или отметка о том, что бланк испорчен). Испорченные бланки сдаются в общий отдел. Уничтожение гербовых бланков осуществляется общим отделом по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
4.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Госадмтехнадзора Московской области возлагается на отдел по обеспечению деятельности.
4.2.5. Контроль за учетом, использованием, хранением гербовых бланков Губернатора, Правительства, аппарата Правительства Московской области, Госадмтехнадзора Московской области возлагается на общий отдел.

4.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты (приложения № 12, 13 - не приводится):
- Герб Московской области;
- наименование организации или должностного лица, справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле (в необходимых случаях);
- текст документа;
- отметка о наличии приложения (в необходимых случаях);
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- печать (в необходимых случаях);
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа.
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:
4.3.2. Наименование организации.
Наименование организации или должностного лица должно соответствовать полному наименованию, закрепленному в учредительных документах, - Главное управление государственного административно-технического надзора Московской области.
Под полным наименованием организации указывают ее сокращенное наименование - Госадмтехнадзор Московской области.
4.3.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.
4.3.4. Наименование вида документа.
Используются следующие наименования основных видов документов: приказ, распоряжение, распоряжение начальника, протокол, акт, справка, докладная, служебная, объяснительная записка, план, отчет.
4.3.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.
Если авторами документа помимо Госадмтехнадзора Московской области являются еще одна или более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок их вступления в силу.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 июля 2004 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 29.04.2004). При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "письмо... от 29.04.2003 № 225".
Если порядковый номер месяца или числа месяца состоит из одной цифры, то перед ней проставляется ноль, например: 08.07.2004.
При обозначении в документах временного периода (план 2003-2005 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...", например: "с 2003 по 2005 гг.", "за период с 15.07.2004 по 31.08.2004", "по состоянию на 15.07.2004". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается ("в июле 2004 года", а не "в июле месяце 2004 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой ("в I квартале 2004 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2004 года".
4.3.6. Регистрационный номер документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое подготовленному в организации документу при его регистрации.
Регистрационный номер распорядительного документа (приказа, распоряжения), акта, протокола - порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года.
Служебные письма в Госадмтехнадзоре Московской области регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (приложение № 17). Им присваивается регистрационный номер (индекс), который состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (управления), подготовившего письмо, и порядкового номера по журналу регистрации, проставляемого через дефис (например: № 03-123 исх.).
Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими органами и ведомствами (двумя и более), состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
4.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа (входящего)" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
4.3.8. Гриф "для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
4.3.9. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, в именительном падеже (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа), например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области

Личная подпись Н.П. Пищев
10 сентября 2003 г.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. В этом случае гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания координационного
совета Главного управления региональной
безопасности Московской области
от 21.06.2002 № 10

4.3.10. Визы согласования документа.
Визирование документа является его согласованием внутри Госадмтехнадзора Московской области. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник правового отдела
Личная подпись (инициалы, фамилия)
28.07.2003

Отказ от визирования документа не допускается. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового отдела

Личная подпись (инициалы, фамилия)
28.07.2003

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации (распоряжение, распоряжение начальника, приказ Госадмтехнадзора Московской области, служебные записки), визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа (на листе согласования).
Для документа, подлинник которого отправляют из организации (письмо, докладные записки в Правительство Московской области, отчеты и другие), визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта отправляемого документа. Завизированный проект документа хранится в общем отделе.
4.3.11. Адресат.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Главное управление Госадмтехнадзора
Московской области
Управление по работе с территориями

или

Министерство экономики
Московской области

или

Администрация Ленинского района
Московской области

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией через пробел, например:

Управление аппарата Правительства Московской
области по работе с обращениями граждан
Начальнику Управления
В.П. Кудину

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
ОАО "Мосэнерго"
А.Н. Ремезову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

Главам муниципальных образований
Московской области

или

Начальникам территориальных отделов
Главного управления Госадмтехнадзора
Московской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

И.П. Сидорову
ул. Триумфальная, д. 5, кв. 36
г. Королев, Московская область, 143204

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа печатается на бланке и подписывается. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Почтовый адрес не проставляется на документах при направлении их в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам. Могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
4.3.12. Гриф утверждения документа.
На документах, подлежащих утверждению должностным лицом, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:

УТВЕРЖДАЮ
Начальник Госадмтехнадзора Московской
области - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области
(подпись) Н.П. Пищев
30.04.2003

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Документ может быть утвержден коллегиальным органом либо специально издаваемым распорядительным документом (приказом, распоряжением). В таком случае реквизит "гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом Госадмтехнадзора
Московской области
от _____________ № ______

4.3.13. Резолюция.
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюция может быть написана непосредственно на поступившем документе либо оформлена на специальном бланке поручений формата А6, на нижнем поле которого указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложение № 44 - не приводится).
В резолюции определяются должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей (наименование управлений, отделов, сторонних организаций), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Г.А. Чечкину
А.И. Власенко
Прошу принять срочные меры.
Доложить к 19.08.2003

Личная подпись Н.П. Пищев
09.08.2003

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, подготовка ответа (доклада).
Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
4.3.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.
Заголовок должен формулироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных ("Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...").
Заголовок к тексту должен согласовываться в падеже с наименованием вида документа, например:
Акт (чего?) приема-передачи дел.
Должностная инструкция (кого?) консультанта.
На бланке письма заголовок (аннотация) печатается шрифтом размера 11 через один интервал и не должен занимать более пяти строк. Заголовок печатается без кавычек, не подчеркивается, в конце заголовка точка не ставится.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
4.3.15. Отметку о контроле за исполнением документа проставляют в виде буквы "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
4.3.16. .
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
В служебных письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("Госадмтехнадзор Московской области не возражает", "Госадмтехнадзор Московской области считает возможным").
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 3,0 см - левое;
- 2,0 см - правое;
- 2,5 см - верхнее;
- 2,0 см - нижнее.
Величина абзацного отступа составляет 1,25 см.
От края до верхнего колонтитула - 1,25 см.
Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочного интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных (без кавычек).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 1,25 см от верхнего края листа.
4.3.17. Отметка о наличии приложения.
Приложения к документу могут быть трех видов:
- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 № 01-4/172
и приложение к нему, всего на 7 л.

В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу (приказу, распоряжению, правилам, инструкции, порядку) в правом верхнем углу первого листа пишут "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2
к распоряжению Госадмтехнадзора
Московской области
от 21.07.2003 № 4-р

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку "..." в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ... л.

4.3.18. Подпись.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ:
- полное, если документ оформлен не на бланке, например:

Начальник Госадмтехнадзора
Московской области - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области Н.П. Пищев

или

Первый заместитель начальника Госадмтехнадзора
Московской области - заместитель главного государственного
административно-технического инспектора
Московской области В.Б. Кабанов

- сокращенное - на документе, оформленном на бланке Госадмтехнадзора Московской области:

Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области Н.П. Пищев

или

Первый заместитель начальника -
заместитель главного государственного
административно-технического инспектора
Московской области
личная подпись и ее расшифровка В.Б. Кабанов
(инициалы, фамилия)

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом между инициалами и фамилией на уровне последней строки наименования должности.
При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Госадмтехнадзора
Московской области (подпись) Н.П. Пищев

Главный бухгалтер (подпись) Н.Г. Кускова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (подпись) В.Б. Кабанов
Члены комиссии (подпись) Г.А. Чечкин
(подпись) В.А. Русановский
(подпись) А.Г. Чигинцева

Документы, исходящие от имени Госадмтехнадзора Московской области, подписываются начальником, первым заместителем, заместителями начальника в соответствии с распределением обязанностей, документы на бланках территориальных отделов подписываются начальниками соответствующих территориальных отделов. Документы информационно-справочного характера (докладные, служебные записки, справки, заявления) подписываются непосредственными составителями.
(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 23.09.2004 № 106-Пр)
При передаче документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются общим отделом при регистрации.
4.3.19. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяются печатью Госадмтехнадзора Московской области.
Территориальные отделы Госадмтехнадзора Московской области имеют свои печати.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
4.3.20. Отметка о заверении копии.
Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Подпись (инициалы, фамилия)
Верно
Начальник общего отдела (подпись) В.В. Скворцова
23.10.2003

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба. В Госадмтехнадзоре Московской области для таких целей используется печать "Для документов".
4.3.21. Отметка об исполнителе.
Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Чигинцева
974-63-25

4.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Материалы отправлены
факсом 28.07.2003
В дело № 03-36
(подпись) (инициалы, фамилия)
29.07.2003

или

Издан приказ от 28.07.2003 № 40-Пр
"О создании экспертной комиссии"
В дело № 01-46
(подпись) (инициалы, фамилия)
29.09.2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
4.3.23. Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа поступившего документа в виде штампа, в поле которого указываются порядковый номер и дата поступления документа.

V. Прием, обработка и распределение
поступающих документов

5.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация
и распределение поступающей корреспонденции

5.1.1. Доставка корреспонденции в адрес Госадмтехнадзора Московской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой, нарочным, курьером.
5.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступившей в Госадмтехнадзор Московской области корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом (приложение № 45 - не приводятся).
В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Госадмтехнадзора Московской области, принимается ответственными дежурными Госадмтехнадзора Московской области с последующей передачей ее в общий отдел.
Корреспонденция, поступившая в адрес Госадмтехнадзора Московской области электронной почтой, принимается отделом связи и информатизации и немедленно передается для обработки и регистрации в общий отдел.
5.1.3. В процессе первоначальной обработки поступившей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению, которая подлежит возврату.
Документы, доставленные курьерами (нарочными), проверяются работниками общего отдела в их присутствии на предмет соответствия даты отправки дате доставки, правильности оформления и комплектности приложений.
В случае неправильного адресования, а также при отсутствии упомянутых в тексте приложений документы подлежат возврату курьеру (нарочному).
В случае расхождения даты доставки и даты отправки документа курьером (нарочным) в нижней части первого листа документа делается запись "Доставлено. Дата. Подпись".
5.1.4. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.
5.1.5. Регистрация поступивших документов производится в день их поступления путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журнале регистрации входящих документов (приложение № 16), или в журнале регистрации обращений граждан в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан в Госадмтехнадзоре Московской области. Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение № 1).
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется штамп с указанием даты и входящего номера.
Если нижняя часть документа занята текстом, штамп проставляется на любом свободном месте.
Поступившему документу присваивается порядковый номер.
При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений, например:
№ 121 - номер первого документа, второй документ по этому же вопросу будет зарегистрирован за № 121/1, третий - за № 121/2 и т.д.
5.1.6. Для удобства регистрации исходящих документов, а также для разработки номенклатуры дел структурным подразделениям центрального аппарата Госадмтехнадзора Московской области присваиваются индексы:
01 - организационно-правовое управление;
01.01 - общий отдел;
01.02 - отдел организационно-правового обеспечения деятельности;
01.03 - отдел правового обеспечения административно-технического надзора;
02 - управление по работе с территориями;
02.01 - информационно-плановый отдел;
02.02 - отдел контроля за надзорной деятельностью;
02.03 - отдел контроля за рассмотрением обращений;
02.04 - отдел перспективного развития и инноваций;
03 - управление обеспечения деятельности Главного управления;
03.01 - отдел закупки материальных средств;
03.02 - отдел транспортного обеспечения;
03.03 - отдел связи и информатизации;
04 - финансово-экономическое управление;
04.01 - отдел бухгалтерского учета и отчетности;
04.02 - аналитико-экономический отдел;
05 - отдел государственной службы и кадров.
(подп. 5.1.6 в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр)
5.1.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
- документы, требующие обязательного рассмотрения начальником Госадмтехнадзора Московской области;
- документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.
5.1.8. Документы, требующие обязательного рассмотрения начальником Госадмтехнадзора Московской области, передаются ему в день их поступления после первичной обработки и регистрации в общем отделе.
5.1.9. Резолюция начальника Госадмтехнадзора Московской области по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям; предписываемые действия; порядок и сроки исполнения; подпись и дату.
После рассмотрения начальником Госадмтехнадзора Московской области поступившие документы передаются на ознакомление первому заместителю начальника Госадмтехнадзора Московской области.
5.1.10. Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел для внесения в регистрационную форму резолюции руководителя, выражающей принятое управленческое решение. При этом указываются фамилия исполнителя, текст резолюции, дата вынесения резолюции.
Передача документов на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям) осуществляется под роспись, как правило, в день рассмотрения их начальником Госадмтехнадзора Московской области.
5.1.11. Документы, направляемые общим отделом на исполнение нескольким соисполнителям, передаются на исполнение в копиях, оригинал передается ответственному исполнителю.
5.1.11. При наличии в поручении нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ (доклад об исполнении поручения) готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

5.1.13. Документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения и, как правило, не требующие обязательного рассмотрения начальником Госадмтехнадзора Московской области (его заместителями), после первичной обработки и регистрации в общем отделе направляются в день их поступления непосредственно ответственным исполнителям.
Определения (решения) Арбитражного суда Московской области о назначении даты и времени рассмотрения дел об административных правонарушениях передаются непосредственно начальнику правового отдела.
Организация работы с документами в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области изложена в главе VI настоящей Инструкции.
5.1.14. Доставка и отправка корреспонденции осуществляются по графику, утвержденному начальником Госадмтехнадзора Московской области.
5.1.15. Поступившие телеграммы принимаются общим отделом и регистрируются в журнале регистрации телеграмм с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение.

5.2. Обработка писем и телеграмм, отправка корреспонденции

5.2.1. Документы, отправляемые Госадмтехнадзором Московской области, передаются фельдъегерской, почтовой и электросвязью.
5.2.2. Для экспедиционной обработки отправляемые документы принимаются общим отделом только полностью оформленными, подписанными в установленном порядке должностными лицами Госадмтехнадзора Московской области, в двух экземплярах вместе с документом, в котором содержится поручение (приложение № 46 - не приводится).
При регистрации общий отдел проверяет:
- правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;
- наличие ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа, по которому подготовлен ответ;
- соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
- наличие подписей, виз. Рядом с личной подписью указываются ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата визирования. При необходимости документ может быть завизирован начальником правового отдела, главным бухгалтером (письма по финансовым вопросам);
- наличие приложений, перечисленных в документе, их комплектность;
- наличие отметки исполнителя документа о направлении его (или копии) в дело;
- наличие необходимого числа копий;
- идентичность всех копий подписанному подлиннику.
5.2.3. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа исполнителем организуется его размножение в количестве экземпляров, соответствующем рассылке.
Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются общим отделом на доработку исполнителям.
5.2.4. После проверки отправляемые документы регистрируются в специальном журнале (приложение № 17), им присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения (управления), подготовившего письмо, и порядкового номера через дефис, например: № 03-123 исх.
5.2.5. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
При сдаче документов в общий отдел работники Госадмтехнадзора Московской области должны в обязательном порядке обращать внимание сотрудников этого отдела на срочные документы, а также указывать вид почтового отправления (простое, заказное, ценное).
Отправка зарегистрированных документов по почте осуществляется общим отделом с составлением реестра почтовой отправки.
(абзац введен приказом ГУ Госадмтехнадзора МО от 01.02.2006 № 9-Пр)
Доставка подготовленных документов в аппарат Правительства Московской области, в центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, другие организации нарочным (при необходимости) осуществляется сотрудниками структурного подразделения Госадмтехнадзора Московской области, в котором подготовлен документ.
(абзац введен приказом ГУ Госадмтехнадзора МО от 01.02.2006 № 9-Пр)
5.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками общего отдела правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения № 8, 9, 10).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).
5.2.7. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов.
При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема сто девять" (приложение № 11).

5.3. Организация документооборота

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Основными принципами организации документооборота являются:
- прохождение документов должно быть оперативным;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Различают документы поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние.
Общий отдел ведет учет количества обрабатываемых документов (оригиналов документов и их размноженных экземпляров) в специальной учетной форме. В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы и другие.
Сведения о количестве обработанных общим отделом документов (показатели объема документооборота) вносятся в соответствующую учетную форму (приложение № 22), обобщаются и доводятся до сведения начальника Госадмтехнадзора Московской области. Эта информация используется для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности общего отдела. За учетную единицу документооборота принимается сам документ формата А4. Копии документов, образующиеся при печатании и размножении, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по Госадмтехнадзору Московской области с обязательным учетом документов, зарегистрированных в его подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

VI. Организация работы с документами
в управлениях и отделах

6.1. Прием и учет поступивших в Госадмтехнадзор Московской области документов осуществляется в централизованном порядке общим отделом.
Организация и ведение делопроизводства в управлениях и отделах Госадмтехнадзора Московской области возлагается на работников, назначаемых руководителями структурных подразделений.
Учет поступления, прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области, подключенных к системе автоматизированного делопроизводства и документооборота, ведется в соответствии с технологией этой системы.
На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется посредством записей в журналах установленной формы.
6.2. Зарегистрированные общим отделом документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя передаются исполнителю под расписку в используемой учетной форме.
При ознакомлении с документом работники, которым поручено его исполнение, проставляют свою подпись на самом документе либо на специальном листе ознакомления.
6.3. Руководители структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
6.4. Подготовленный проект документа (ответа) визируется его исполнителем, начальником отдела, начальником управления, первым заместителем начальника Госадмтехнадзора Московской области, после чего печатается на соответствующем бланке и подается на подпись начальнику (первому заместителю начальника) Госадмтехнадзора Московской области вместе с поступившим документом.
Подписанный документ вместе с завизированным проектом (второй экземпляр) и с исполненным документом передается на регистрацию в общий отдел.
Копия документа-ответа (с визами) после ее заверения помещается общим отделом в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с документом, на который был подготовлен данный ответ, или его копией.
Внутренние документы Госадмтехнадзора Московской области (приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы и т.д.) создаются по той же схеме: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров, копии заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО от 20.09.2006 № 107-Пр)
6.5. Передача документов для исполнения из одного подразделения в другое производится только через общий отдел.
Работники общего отдела периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов, которая доводится до начальника Госадмтехнадзора Московской области.
6.6. Формирование и ведение дел в управлениях и отделах Госадмтехнадзора Московской области осуществляются в соответствии с требованиями, изложенными в главе XII настоящей Инструкции.
6.7. При работе с документами в управлениях и отделах Госадмтехнадзора Московской области необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения, где работает работник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
- не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение № 37);
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы начальнику структурного подразделения.

VII. Контроль исполнения

7.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений начальника (первого заместителя начальника) Госадмтехнадзора Московской области. Контроль за своевременным исполнением документов возложен на общий отдел Госадмтехнадзора Московской области.
7.2. Контролю исполнения в Госадмтехнадзоре Московской области подлежат принятые нормативные правовые, организационные и распорядительные акты, зарегистрированные в делопроизводстве служебные и информационные документы, требующие исполнения, а также порученные для контроля мероприятия.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "КОНТРОЛЬ".
7.3. Контроль за исполнением приказов, распоряжений Госадмтехнадзора Московской области начальник Госадмтехнадзора Московской области возлагает на одного из заместителей либо оставляет за собой.
7.4. Организация исполнения документов, подлежащих контролю, предусматривает:
- распределение задач и организацию взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;
- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;
- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых, организационных и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;
- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;
- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых, организационных и распорядительных актов;
- проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;
- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения мероприятий.
7.5. Руководитель, на которого возложен контроль, при постановке задачи работнику, осуществляющему непосредственно контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в какие конечные сроки должен быть получен, разъясняет задачи соисполнителей и порядок взаимодействия с ними; отдает указания о порядке запроса у исполнителей (служебной запиской или устно) данных о ходе исполнения контролируемого мероприятия или документа.
7.6. Контроль сроков исполнения поступивших документов возлагается на общий отдел, который осуществляет учет контролируемых документов, а также состояние их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов осуществляется руководителями структурных подразделений.
Работники, осуществляющие контроль, вносят сведения о контролируемом документе (мероприятии) в электронную таблицу контроля (приложение № 38), контрольную карточку, контрольное дело (далее - контрольная карточка).
Впоследствии в контрольные карточки вносятся сведения обо всех разрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросу документах (или их копиях).
7.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
а) для поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или поручения;
б) для поступивших из других центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, организаций и обращений граждан - с даты их поступления в делопроизводство (регистрации в Госадмтехнадзоре Московской области).
Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.
В поручениях по документам, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный срок или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе или исчисляются с даты проведения заседания (совещания).
В случае если по ходу заседания (совещания) срок исполнения указан не был, он исчисляется:
- для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочих дней;
- исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, - до 1 месяца.
7.8. Сотрудники общего отдела, осуществляющие контроль, за 5 дней до истечения срока исполнения документа направляют исполнителю письменное напоминание о неисполненном документе (предупредительный контроль). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ).
7.9. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа (поручения), то ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя начальника Госадмтехнадзора Московской области или должностного лица, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием планируемой даты исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует общий отдел для внесения нового срока, даты изменения в РКФ.
7.10. По истечении срока и проведении всех мероприятий результаты работы по контролируемому вопросу докладываются вышестоящему руководителю для получения его резолюции - "выполнено, с контроля снять" или "продолжить контроль до устранения недостатков". Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
7.11. Исполнение поручения может быть снято с контроля при отмене, утрате силы или изменении содержания поручения - с согласия руководителя, давшего данное поручение, или изданием документа, который его отменяет или изменяет содержание поручения.
7.12. Снятие с контроля исполнения постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, протокольных поручений, зафиксированных в стенограммах заседаний и оперативных совещаний Правительства производится отделом контроля Организационного управления аппарата Правительства Московской области на основании представленной Госадмтехнадзором Московской области информации об их выполнении.
Снятие с контроля исполнения поручений Губернатора Московской области, должностных лиц Правительства Московской области, аппарата Правительства Московской области производится непосредственно руководителем, давшим поручение (на основании положительной визы на докладной записке об исполнении поручения).
Снятие с контроля исполнения поручений руководства Госадмтехнадзора Московской области осуществляется начальником (первым заместителем начальника) Госадмтехнадзора Московской области или по его поручению общим отделом. Снятие с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
7.13. Начальник общего отдела в соответствии с установленной периодичностью - еженедельно или ежемесячно - докладывает начальнику Госадмтехнадзора Московской области о состоянии исполнения документов.
По указанию начальника Госадмтехнадзора Московской области доклад может быть полным или сокращенным (например, только по мероприятиям с нарушенными сроками исполнения).
Доклад, как правило, включает:
- докладную записку со сводным анализом состояния исполнения документов в сфере ответственности руководителя с указанием общих причин вскрытых недостатков, тенденций развития исполнения документов и предлагаемых мер по исправлению положения;
- статистический анализ состояния исполнения документов по подразделениям, подчиненным данному руководителю, за отчетный период или нарастающим итогом, обычно с начала года;
- таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения (приложение № 39).
7.14. Контроль за выполнением правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных органов государственной власти организуется аналогичным образом.

VIII. Рассмотрение обращений граждан и депутатов

8.1. Организация работы с обращениями граждан

(в ред. приказа ГУ Госадмтехнадзора МО
от 26.07.2007 № 67-Пр-о)

8.1.1. В соответствии с Законом Московской области "О рассмотрении обращений граждан" в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан.
8.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан, поступившим в центральный аппарат Госадмтехнадзора Московской области, осуществляется общим отделом, в территориальных отделах Госадмтехнадзора Московской области - должностным лицом, назначенным приказом начальника ответственным за делопроизводство по обращениям граждан.
8.1.3. Поступившие письменные обращения граждан подлежат регистрации в журнале установленной формы и системе автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" не позднее следующего дня с момента поступления. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, газетные вырезки.
8.1.4. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Госадмтехнадзоре Московской области.
Общий отдел в пределах своей компетенции оказывает методическую помощь территориальным отделам по вопросам организации делопроизводства по обращениям граждан, а также ведет информационно-справочную работу по обращениям, поступившим в центральный аппарат Госадмтехнадзора Московской области.
8.1.5. Отдел контроля за рассмотрением обращений управления по работе с территориями Госадмтехнадзора Московской области в пределах своей компетенции оказывает методическую помощь территориальным отделам Госадмтехнадзора Московской области по вопросам рассмотрения обращений граждан, осуществляет аналитическую работу по ним, представляет в установленные сроки и в установленном порядке в аппарат Правительства Московской области отчеты о рассмотрении обращений граждан в Госадмтехнадзоре Московской области.

8.2. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов

8.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации (например, депутатов Московской городской Думы) и депутатов Советов депутатов муниципальных образований Московской области, адресованные начальнику Госадмтехнадзора Московской области по вопросам, связанным с осуществлением депутатской деятельности, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.
8.2.2. Поступившие в Госадмтехнадзор Московской области обращения депутатов регистрируются в общем отделе и в тот же день направляются на рассмотрение начальнику Госадмтехнадзора Московской области.

8.3. Особенности рассмотрения парламентских
и депутатских запросов

8.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.
8.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
8.3.3. В соответствии с Законом Московской области № 1/94-ОЗ "О статусе депутата Московской областной Думы" (в редакции Законов Московской области № 22/95-ОЗ, № 23/95-ОЗ, № 55/97-ОЗ, № 64/97-ОЗ, № 47/2000-ОЗ, № 61/2002-ОЗ) депутат, группа депутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом к руководителям центральных исполнительных органов государственной власти Московской области по вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Должностное лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Московской областной Думы) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной установленный Московской областной Думой срок.

IX. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи.
Электронная почта

9.1. Факсимильная связь

9.1.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
9.1.2. При приеме и передаче по телефаксам служебной информации работники, назначенные ответственными за этот участок работы в Госадмтехнадзоре Московской области, руководствуются следующим порядком:
- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале учета исходящих документов без проставления штампа регистрации;
- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело;
- факсограммы учитываются в журнале учета поступивших документов установленной формы (с указанием способа получения) с проставлением регистрационного штампа, вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
9.1.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области, возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

9.2. Электронная почта

9.2.1. Электронная почта (далее именуется - ЭП) используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники. ЭП используется как внутри одной организации, так и между различными государственными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
9.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.
9.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на сервере ЭП - "почтовый ящик", в который помещаются электронные сообщения для этого абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.
9.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.
9.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП в Госадмтехнадзоре Московской области обеспечивает отдел связи и информатизации.
9.2.6. Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющими адреса ЭП, используется адрес электронной почты Госадмтехнадзора Московской области.

X. Изготовление документов на бумажных
и электронных носителях, копировально-множительные
работы. Стенографирование. Звукозапись мероприятий

10.1. Изготовление документов и материалов на бумажных и электронных носителях в Госадмтехнадзоре Московской области производится работниками структурных подразделений самостоятельно с соблюдением установленных правил.
10.2. Оформление документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на их лицевой стороне красками насыщенного цвета. При изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
10.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 3,0 см - левое;
- 2,0 см - правое;
- 2,5 см - верхнее;
- 2,0 см - нижнее.
Величина абзацного отступа составляет 1,25 см.
От края до верхнего колонтитула - 1,25 см.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

10.3. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочного интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Наименование вида документа, а также слова "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" печатаются прописными буквами.
Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных (без кавычек).
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом между инициалами и фамилией на уровне последней строки наименования должности.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 1,25 см от верхнего края листа.
10.4. Копирование документов в небольших тиражах производится работниками структурных подразделений самостоятельно в помещениях, где установлены копировальные аппараты.
Снятие копий и тиражирование производится только со служебных документов. Ограниченно допускается снятие копий с документов, изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).
Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в подразделениях, несут руководители структурных подразделений. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях, определяются руководителями подразделений.
Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
Все работники, допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ на копировально-множительной технике.
10.5. Стенографирование мероприятий Госадмтехнадзора Московской области выполняется отделом связи и информатизации и осуществляется по предварительным заявкам руководителей соответствующих подразделений (приложение № 28), представляемым за 3 дня до проведения мероприятия.
Стенографирование производится в специальных учитываемых тетрадях. Стенографические тетради уничтожаются спустя полгода после их заполнения. При расшифровке и печатании стенографических записей ответственный работник руководствуется правилами, установленными для выполнения работ на бумажных и электронных носителях. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача писем, таблиц и другой информации по телефону.
Стенограммы печатаются в двух экземплярах, учитываются в журнале регистрации стенографических работ и направляются на хранение в общий отдел как приложения к протоколам.
10.6. Звукозапись мероприятий, проводимых Госадмтехнадзором Московской области, его заместителями осуществляется отделом связи и информатизации на основании предварительных заявок или служебных записок руководителей структурных подразделений.
Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитную ленту (аудиокассету) и выполняется в архивном и диктофонном варианте. Звукозапись некоторых мероприятий производится только в диктофонном варианте. Расшифровка и распечатка диктофонной звукозаписи мероприятий осуществляются после их завершения.
При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.
Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограммы, размагничиваются сразу после ее подготовки.
Архивная звукозапись производится на магнитную ленту, которая имеет свой порядковый номер. Перед началом или сразу после окончания мероприятия лента регистрируется в специальном журнале, где указываются название мероприятия, место проведения, время начала и окончания, скорость записи, порядковый номер ленты, фамилия работника, ответственного за звукозапись.
В необходимых случаях по служебной записке организаторов проводимых мероприятий осуществляется прослушивание или перезапись архивной звукозаписи.
Архивная магнитофонная лента проводимых мероприятий хранится отдельно в соответствии со своими порядковыми номерами. Размагничивание архивных звукозаписей производится, как правило, по истечении 1 месяца со дня проводимого мероприятия.

XI. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов

11.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
11.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм.
11.3. В Госадмтехнадзоре Московской области используются круглые гербовые и негербовые печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.
11.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Госадмтехнадзора Московской области, производится с разрешения начальника Госадмтехнадзора Московской области.
11.5. В Госадмтехнадзоре Московской области имеются одна большая, одна малая гербовые мастичные печати.
11.6. Подлинность подписей должностных лиц на документах Госадмтехнадзора Московской области удостоверяется большой гербовой печатью, на наградных документах - гербовой печатью Госадмтехнадзора Московской области.
11.7. Подписи начальника Госадмтехнадзора Московской области на служебных удостоверениях работников Госадмтехнадзора Московской области заверяются оттиском малой гербовой печати.
11.8. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в приложении № 29.
11.9. Госадмтехнадзор Московской области при необходимости в установленном порядке имеет право изготавливать простые круглые мастичные печати (без изображения герба Московской области), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Территориальные отделы Госадмтехнадзора Московской области имеют свою печать.
11.10. Рассылаемые копии распоряжений и приказов Госадмтехнадзора Московской области заверяются печатью "Для документов".
11.11. На документах по личному составу Госадмтехнадзора Московской области, доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется печать "Главное управление государственного административно-технического надзора Московской области".
11.12. Оказание методической помощи, согласование образцов печатей и штампов подразделений центрального аппарата и территориальных отделов Госадмтехнадзора Московской области осуществляются Организационным управлением.
11.13. В Госадмтехнадзоре Московской области размещает и исполняет заказ по изготовлению печатей и штампов отдел по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области.
11.14. Все печати и штампы регистрируются в отделе по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области и выдаются подразделениям под расписку в журнале.
11.15. В Госадмтехнадзоре Московской области печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
11.16. Контроль за правильностью учета печатей и штампов в Госадмтехнадзоре Московской области осуществляет отдел по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области.
11.17. Об утере печати или штампа в подразделениях Госадмтехнадзора Московской области незамедлительно ставятся в известность начальник Госадмтехнадзора Московской области, начальник Организационного управления, начальник отдела по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области.
11.18. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел по обеспечению деятельности Госадмтехнадзора Московской области, где они уничтожаются по акту в установленном порядке.
11.19. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей управлений и отделов Госадмтехнадзора Московской области.

XII. Организация документов в делопроизводстве

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Госадмтехнадзора Московской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Госадмтехнадзора Московской области (приложение № 34) составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области (приложение № 33) при методической помощи Центрального государственного архива Московской области.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.
Номенклатура дел Госадмтехнадзора Московской области подписывается руководителем Организационного управления, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Госадмтехнадзора Московской области и с ЭПК Управления по делам архивов Московской области, после чего утверждается начальником Госадмтехнадзора Московской области.
Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и находится в общем отделе, второй используется им в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве Госадмтехнадзора Московской области, четвертый - в Центральном государственном архиве Московской области, источником комплектования которого является Госадмтехнадзор Московской области.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел Госадмтехнадзора Московской области являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Госадмтехнадзора Московской области.
12.1.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.
Например: 01.01-05, где 01.01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); автор документа (Госадмтехнадзор Московской области или указывается название структурного подразделения); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
12.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, нормативные правовые и распорядительные акты Правительства Московской области, распорядительные акты Госадмтехнадзора Московской области, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
12.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
12.1.5. Утвержденная номенклатура Госадмтехнадзора Московской области хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры Госадмтехнадзора Московской области разрабатывается новая номенклатура дел.

12.2. Формирование дел

12.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формированием дел в подразделениях Госадмтехнадзора Московской области занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.
Контроль за формированием дел осуществляется общим отделом.
12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

12.3. Оформление дел

12.3.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и под контролем общего отдела.
При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.
12.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, описи, заверительные надписи не составлять.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- пересистематизацию документов дела;
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела (приложение № 36);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 40);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с общим отделом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.
12.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
12.3.4. По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

12.4. Хранение и использование документов
в структурных подразделениях

12.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Госадмтехнадзора Московской области документы хранятся по месту их формирования в дела.
Руководители подразделений Госадмтехнадзора Московской области обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Госадмтехнадзора Московской области.
12.4.2. Выдача дел другим структурным подразделениям Госадмтехнадзора Московской области производится с разрешения начальника общего отдела. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 37). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Госадмтехнадзора Московской области или его заместителя, курирующего работу Организационного управления, в состав которого входит общий отдел.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Госадмтехнадзора Московской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12.4.3. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

XIII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Госадмтехнадзора Московской области являются собственностью Московской области и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Центральный государственный архив Московской области как государственная часть Архивного фонда Московской области.
Для хранения документов государственной части Архивного фонда Московской области и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Госадмтехнадзоре Московской области действует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Госадмтехнадзора Московской области включает работу общего отдела и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
13.1.2. Экспертиза ценности документов проводится:
- в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив Госадмтехнадзора Московской области;
- в архиве Госадмтехнадзора Московской области - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение в Центральный государственный архив Московской области.
13.1.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов в Госадмтехнадзоре Московской области осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), действующей на основании утвержденного и согласованного в установленном порядке Положения об экспертной комиссии.
13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Госадмтехнадзора Московской области лицами, ответственными за ведение делопроизводства, и ЭК под методическим руководством архива.
13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Госадмтехнадзора Московской области;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
13.1.6. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
13.1.7. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
13.1.8. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Госадмтехнадзора Московской области.
13.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (раздел 13.2) и акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 35).

13.2. Составление описей дел

13.2.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
13.2.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
13.2.3. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения ежегодно составляются сотрудником, ответственным за делопроизводство, под методическим руководством архива Госадмтехнадзора Московской области. По этим описям документы сдаются в архив Госадмтехнадзора Московской области.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Госадмтехнадзора Московской области, служат основой для подготовки сводной описи Госадмтехнадзора Московской области (приложения № 42, 43), которую готовит архив Госадмтехнадзора Московской области и по которой он сдает дела на государственное хранение в Центральный государственный архив Московской области.
13.2.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 41) и представляются в архив Госадмтехнадзора Московской области через два года после завершения дел в делопроизводстве.
13.2.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет;
- номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через дефис цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью; на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
13.2.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения и передается в архив.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела.
В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.
13.2.7. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем (ответственным за делопроизводство в структурном подразделении) с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела и утверждается руководителем структурного подразделения.
13.2.8. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Госадмтехнадзора Московской области, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
13.2.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 35) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Госадмтехнадзора Московской области одновременно. Согласованные ЭК Госадмтехнадзора Московской области акты утверждаются начальником Госадмтехнадзора Московской области только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Московской области описей дел постоянного хранения. После этого в установленном порядке производится уничтожение дел, включенных в данные акты.

13.3. Подготовка и передача документов в архив

13.3.1. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Госадмтехнадзоре Московской области действует архив.
Деятельность архива регламентируется Законом Московской области "Об Архивном фонде Московской области и архивах", Основными правилами работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2002), Положением об архиве Госадмтехнадзора Московской области.
13.3.2. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу передаются в архив Госадмтехнадзора Московской области по описям после истечения двухлетнего срока их хранения в структурных подразделениях.
13.3.3. Дела со сроком хранения до 3 лет в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.3.4. Передача дел в архив Госадмтехнадзора Московской области осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником общего отдела.
13.3.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Госадмтехнадзора Московской области ответственным за архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
13.3.6. Прием каждого дела производится ответственным за архив Госадмтехнадзора Московской области по описи (приложение № 41) в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Госадмтехнадзора Московской области и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
13.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Госадмтехнадзора Московской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Госадмтехнадзора Московской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
13.3.8. Порядок эвакуации документов в Госадмтехнадзоре Московской области при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальной инструкцией Госадмтехнадзора Московской области, разработанной и утвержденной в установленном порядке.





Приложение № 1
к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ

1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и др. издания.
2. Документы на иностранных языках без перевода.
3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки.
6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).
7. Документы без подписей.





Приложение № 8
к Инструкции

Место
авансовой
печати

ТЕЛЕГРАММА

Кому
(должность, инициалы, фамилия)

Адрес
(с указанием почтового индекса)

Текст телеграммы

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области Н.П. Пищев
__________________________________________________________________

109074, Москва, Славянская площадь, д. 2/5/4, стр. 3
"___" ___________________ 200_ г.
Исп.: ___________________
Тел.: ___________________





Приложение № 9
к Инструкции

Место
авансовой
печати

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

Кому
(должность, инициалы, фамилия)

Адрес
(с указанием почтового индекса)

Текст телеграммы

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области Н.П. Пищев
__________________________________________________________________

109074, Москва, Славянская площадь, д. 2/5/4, стр. 3
"___" ___________________ 200_ г.
Исп.: ___________________
Тел.: ___________________





Приложение № 10
к Инструкции

Место
авансовой
печати

ТЕЛЕГРАММА

По списку

Текст телеграммы

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области Н.П. Пищев
__________________________________________________________________

109074, Москва, Славянская площадь, д. 2/5/4, стр. 3
"___" ___________________ 200_ г.
Исп.: ___________________
Тел.: ___________________

Составил начальник Организационного управления Чечкин Г.А., 974-66-43

РАСЧЕТ РАССЫЛКИ К ИСХ. ____________ ОТ ___________

   ----T---------------------------T------------------------------¬

¦№ ¦Кому ¦Адрес ¦
¦п/п¦ ¦ ¦
+---+---------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------------+------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------------------------+-------------------------------


Наименование должности
исполнителя ________________
И.О. фамилия (подпись)

"___" _____________ 200__ г.





Приложение № 11
к Инструкции

Место
авансовой
печати

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

СХЕМА СТО ДЕВЯТЬ

Главе муниципального
образования

Текст телеграммы

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области Н.П. Пищев
__________________________________________________________________

109074, Москва, Славянская площадь, д. 2/5/4, стр. 3
"___" ___________________ 200_ г.





Приложение № 15
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ

Проект представил:
Должность руководителя
Подпись, дата (инициалы, фамилия)

Проект согласовали:
Первый заместитель начальника
Госадмтехнадзора Московской области
Подпись, дата В.Б. Кабанов

Заместитель начальника
Госадмтехнадзора Московской области
Подпись, дата А.И. Гаркуша

Заместитель начальника
Госадмтехнадзора Московской области
Подпись, дата А.А. Филиппов

Начальник Организационного управления
Подпись, дата Г.А. Чечкин

Начальник Информационно-планового
управления
Подпись, дата В.И. Кротов

Начальник Управления по работе
с территориями
Подпись, дата В.В. Леонов

Заместитель начальника
Организационного управления -
начальник правового отдела
Подпись, дата В.А. Русановский

Начальник общего отдела
Подпись, дата В.В. Скворцова

Начальник отдела бухгалтерского (при
учета и отчетности - главный необходи-
бухгалтер мости)
Подпись, дата Н.Г. Кускова

Исполнитель:
Должность
Подпись, дата (инициалы, фамилия)





Приложение № 16
к Инструкции

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

   ----------------T--------T-------------T----------T------T-----------T----------T-----------------¬

¦Вх. № и отметка¦Номер ¦Корреспондент¦Краткое ¦Кол-во¦Резолюция и¦Отметка об¦Документ подшит ¦
¦о контроле ¦(индекс)¦поступившего ¦содержание¦листов¦исполнитель¦исполнении+------T----T-----+
¦ ¦и дата ¦документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦№ дела¦Том ¦№ ¦
¦ ¦посту- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦№ ¦листа¦
¦ ¦пившего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦докумен-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦та ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+--------+-------------+----------+------+-----------+----------+------+----+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---------------+--------+-------------+----------+------+-----------+----------+------+----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+--------+-------------+----------+------+-----------+----------+------+----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+--------+-------------+----------+------+-----------+----------+------+----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------+--------+-------------+----------+------+-----------+----------+------+----+------


(Формат А3)





Приложение № 17
к Инструкции

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

   -------T-------T-------------T------------T---------T------------------T------T---------------------¬

¦№ исх.¦Дата ¦Вид отправки ¦Кто подписал¦Кому ¦Краткое содержание¦Кол-во¦Документ находится в ¦
¦ ¦отправ-¦(почта; факс;¦документ; ¦направлен¦ ¦листов+-------T-----T-------+
¦ ¦ки ¦лично в руки;¦исполнитель ¦(адресат)¦ ¦ ¦№ дела ¦Том N¦№ листа¦
¦ ¦доку- ¦нарочный) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------+-------------+------------+---------+------------------+------+-------+-----+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+------+-------+-------------+------------+---------+------------------+------+-------+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+-------+-------------+------------+---------+------------------+------+-------+-----+--------


(Формат А3)





Приложение № 18
к Инструкции

ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ
ГОСАДМТЕХНАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

   ----------T--------T--------T--------T------T-----------T------T------T-------------------------T------------------T---------T--------¬

¦Регистра-¦Дата ¦Учетный ¦Краткое ¦Кем ¦Количество ¦Номера¦Коли- ¦Отметки о рассылке ¦Приказ подшит ¦Номера ¦Примеча-¦
¦ционный ¦подписа-¦регис- ¦содержа-¦подпи-¦размножен- ¦экзем-¦чество+-------T---------T-------+----------T-------+уничтоже-¦ние ¦
¦номер ¦ния ¦трацион-¦ние ¦сан ¦ных ¦пляров¦листов¦Куда ¦Количест-¦Номера ¦Номер дела¦Номера ¦ния ¦ ¦
¦ ¦ ¦ный ¦приказа ¦приказ¦экземпляров¦ ¦в эк- ¦направ-¦во экзем-¦экзем- ¦ ¦листов ¦экземпля-¦ ¦
¦ ¦ ¦номер ¦ ¦ ¦(выписок) ¦ ¦зем- ¦лено ¦пляров ¦пляров ¦ ¦ ¦ров ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пляре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦приказа ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ДСП и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦расписка ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(двух) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работ- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ников ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦общего ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдела ¦ ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+-------+---------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+-------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+-------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+-------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+-------+---------+---------






Приложение № 19
к Инструкции

ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ (РАСПОРЯЖЕНИЙ НАЧАЛЬНИКА)
ГОСАДМТЕХНАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

   ----------T--------T--------T--------T------T-----------T------T------T-------------------------T--------------------T---------T--------¬

¦Регистра-¦Дата ¦Учетный ¦Краткое ¦Кем ¦Количество ¦Номера¦Коли- ¦Отметки о рассылке ¦Распоряжение подшито¦Номера ¦Примеча-¦
¦ционный ¦подписа-¦регис- ¦содержа-¦подпи-¦размножен- ¦экзем-¦чество+-------T---------T-------+----------T---------+уничтоже-¦ние ¦
¦номер ¦ния ¦трацион-¦ние ¦сано ¦ных ¦пляров¦листов¦Куда ¦Количест-¦Номера ¦Номер дела¦Номера ¦ния ¦ ¦
¦ ¦ ¦ный ¦распоря-¦распо-¦экземпляров¦ ¦в эк- ¦направ-¦во экзем-¦экзем- ¦ ¦листов ¦экземпля-¦ ¦
¦ ¦ ¦номер ¦жения ¦ряже- ¦(выписок) ¦ ¦зем- ¦лено ¦пляров ¦пляров ¦ ¦ ¦ров ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦пляре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦распоря- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жения ДСП¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и распис-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ка (двух)¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работ- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ников ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦общего ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдела ¦ ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+---------+---------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+---------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+---------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+---------+---------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+--------+--------+--------+------+-----------+------+------+-------+---------+-------+----------+---------+---------+---------






Приложение № 20
к Инструкции

ЖУРНАЛ
ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

   ------T----T---------T--------------T---------T----------¬

¦№ п/п¦Датহ ¦Кому направлен¦Роспись в¦Примечание¦
¦ ¦ ¦документа¦ ¦получении¦ ¦
+-----+----+---------+--------------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----+---------+--------------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----+---------+--------------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----+---------+--------------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----+---------+--------------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----+---------+--------------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+----+---------+--------------+---------+-----------






Приложение № 21
к Инструкции

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ ГОСАДМТЕХНАДЗОРА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА И АППАРАТА
ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------T-------------------------------------------------------------¬

¦Поступление ¦Выдача ¦
+-----------T----------T--------T--------T------+--------T-----------------T-----------T-----T-------T--------+
¦Дата ¦Номер ¦Откуда ¦Количес-¦Номера¦Дата и ¦Кому выдано ¦Количество ¦Номер¦Распис-¦Примеча-¦
¦поступления¦сопроводи-¦поступил¦тво ¦блан- ¦номер +--------T--------+экземпляров¦блан-¦ка в ¦ние ¦
¦ ¦тельного ¦ ¦экзем- ¦ков ¦докумен-¦Наимено-¦Фамилия,¦ ¦ка ¦получе-¦(запись ¦
¦ ¦документа ¦ ¦пляров ¦ ¦та на ¦вание ¦инициалы¦ ¦ ¦нии ¦об ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦выдачу ¦подраз- ¦получив-¦ ¦ ¦ ¦уничто- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦деления ¦шего ¦ ¦ ¦ ¦жении и ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦т.д.) ¦
+-----------+----------+--------+--------+------+--------+--------+--------+-----------+-----+-------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+-----------+----------+--------+--------+------+--------+--------+--------+-----------+-----+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+----------+--------+--------+------+--------+--------+--------+-----------+-----+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+----------+--------+--------+------+--------+--------+--------+-----------+-----+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+----------+--------+--------+------+--------+--------+--------+-----------+-----+-------+---------






Приложение № 22
к Инструкции

Начальнику Госадмтехнадзора Московской
области - главному государственному
административно-техническому инспектору
Московской области

Н.П. Пищеву

СВОДКА УЧЕТА
ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
ГОСАДМТЕХНАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗА ПЕРИОД _________________200_ Г.

   ----------------T---------------------T-----¬

¦Виды документов¦Количество документов¦Всего¦
¦ +---------T-----------+-----+
¦ ¦оригиналы¦копии ¦ ¦
+---------------+---------+-----------+-----+
¦Входящие ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+---------+-----------+-----+
¦Исходящие ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+---------+-----------+-----+
¦Внутренние ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+---------+-----------+-----+
¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------+---------+-----------+------


Начальник общего отдела





Приложение № 24
к Инструкции

Главное управление УТВЕРЖДАЮ
государственного административно- Начальник Госадмтехнадзора
технического надзора Московской Московской области -
области главный государственный
административно-технический
инспектор
Московской области

(подпись) Н.П. Пищев
(дата)

АКТ
________ № _______
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ
ОРГТЕХНИКИ

Основание: докладная записка _____________ ___________________
(должность) (И.О., фамилия)
от ____________.
(дата)
Составлен комиссией: председатель - должность, И.О., фамилия,
члены - должность, И.О., фамилия и т.д.
Комиссия ______ провела проверку...
(дата)
Комиссия признала непригодность для эксплуатации:
копировальный аппарат _______ - 1 шт.;
(марка)
факс-модем _______ - 1 шт.
(марка)
Непригодная для эксплуатации оргтехника передается на склад
Госадмтехнадзора Московской области.

Председатель И.О., фамилия

Члены И.О., фамилия
И.О., фамилия





Приложение № 25
к Инструкции

Отдел Начальнику Госадмтехнадзора Московской
бухгалтерского учета области - главному государственному
и отчетности административно-техническому инспектору
Московской области
____________ № _____
Н.П. Пищеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О проверке отчетности

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

Начальник отдела бухгалтерского
учета и отчетности - главный бухгалтер (подпись) (расшифровка
подписи)





Приложение № 26
к Инструкции

Отдел Начальнику Госадмтехнадзора Московской
бухгалтерского учета области - главному государственному
и отчетности административно-техническому инспектору
Московской области
____________ № _____
Н.П. Пищеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О проверке отчетности

Текст объяснительной записки, в значении пояснения какого-либо действия, факта, происшествия, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.

Начальник отдела бухгалтерского
учета и отчетности - главный бухгалтер (подпись) (расшифровка
подписи)





Приложение № 27
к Инструкции

Отдел Начальнику Госадмтехнадзора Московской
бухгалтерского учета области - главному государственному
и отчетности административно-техническому инспектору
Московской области
____________ № _____
Н.П. Пищеву

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О проведении инвентаризации

Текст служебной записки состоит из обоснования - изложения причин составления - и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Начальник отдела бухгалтерского
учета и отчетности - главный бухгалтер (подпись) (расшифровка
подписи)





Приложение № 28
к Инструкции

ЗАКАЗ
НА ПОДГОТОВКУ СТЕНОГРАММЫ

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование мероприятия)

Состоится ______________________________ _________________________
(число, месяц) (время начала)

в помещении ______________________________________________________
Ориентировочная продолжительность ________________________________

Заказчик _________________________________
(фамилия И.О.)

Дата _____________________ Телефон ____________________





Приложение № 29
к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).
4. Договоры (о полной материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и др.).
5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство).
6. Командировочные удостоверения.
7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).
9. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
10. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
11. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).
12. Смета расходов (на содержание Госадмтехнадзора Московской области).
13. Соглашения, договоры, подписанные начальником Госадмтехнадзора Московской области от имени Главного управления Госадмтехнадзора Московской области.
14. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).
15. Удостоверения работников.
16. Штатное расписание Главного управления государственного административно-технического надзора Московской области.





Приложение № 30
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
Госадмтехнадзора
Московской области
"__" ________ 200_ г.
____________ Н.П. Пищев
(подпись)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ________________________________ УПРАВЛЕНИИ

Структура текста:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связи.
7. Организация работы.

Начальник управления (подпись) (расшифровка подписи)

Правовой отдел (штамп, подпись)





Приложение № 31
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
Госадмтехнадзора
Московской области
"__" ________ 200_ г.
____________ Н.П. Пищев
(подпись)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ____________ ОТДЕЛЕ ____________________ УПРАВЛЕНИЯ

Структура текста:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связи.
7. Организация работы.

Начальник управления (подпись) (расшифровка подписи)

Начальник отдела (подпись) (расшифровка подписи)

Правовой отдел (штамп, подпись)





Приложение № 32
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
Госадмтехнадзора
Московской области
"__" _________ 200_ г.
____________ Н.П. Пищев
(подпись)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Главного специалиста отдела ___________________________________
Управления _______________________________________________________

Структура текста:
1. Общие положения.
2. Квалификационные требования.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
7. Заключительные положения.

Начальник управления (подпись) (расшифровка подписи)

Начальник отдела (подпись) (расшифровка подписи)

Правовой отдел (штамп, подпись)

Главный специалист
отдела ________________________________________
_______________________________________________
Управления ____________________________________
_______________________________________________
С инструкцией ознакомлен: ______________________________
(подпись (расшифровка подписи)
"____" _____________ 200_____





Приложение № 33
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(наименование подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ № _____________
_______________________________
(место составления)

на ______________ год

   -------T--------------T---------------T-------------T----------¬

¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество дел ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦дела ¦(тома, части) ¦(томов, частей)¦и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+------+--------------+---------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+--------------+---------------+-------------+-----------


Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Госадмтехнадзора
Московской области (подпись) (расшифровка
(дата) подписи)

СОГЛАСОВАНО
Начальник Организационного управления
Госадмтехнадзора Московской области
(лицо, ответственное за архив) (подпись) (расшифровка
(дата) подписи)





Приложение № 34
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УТВЕРЖДАЮ
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО Начальник Госадмтехнадзора
НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Московской области - главный
государственный
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ административно-технический
инспектор Московской области
__________ № __________
Москва _________________ Н.П. Пищев
(подпись)
На _____________ год Дата

   -------T--------------T-------T-------------T----------¬

¦Индекс¦Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦дела ¦ ¦ед. хр.¦и № статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+------+--------------+-------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+--------------+-------+-------------+-----------


Начальник
Организационного управления (подпись) (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Экспертная комиссия ЭПК Управления по делам архивов
Госадмтехнадзора Московской Московской области
области
Протокол от _________ № ___ Протокол от ________ № ________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ________ году

   ------------------T----------T------------------------------¬

¦По срокам ¦Всего ¦В том числе ¦
¦хранения ¦ +--------------T---------------+
¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой ЭПК ¦
+-----------------+----------+--------------+---------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------+--------------+---------------+
¦Временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(свыше 5 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------+--------------+---------------+
¦Временного (до 10¦ ¦ ¦ ¦
¦лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------+--------------+---------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+----------+--------------+----------------


Итоговые сведения переданы в архив

Начальник
Организационного управления (подпись) (инициалы, фамилия)
_____________
(дата)





Приложение № 35
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УТВЕРЖДАЮ
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО Начальник Госадмтехнадзора
НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Московской области - главный
государственный
АКТ административно-технический
инспектор Московской области
__________ № __________
Москва _________________ Н.П. Пищев
(подпись)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы:

   ----T----------------------------T-------T-------T---------T----------¬

¦№ ¦Заголовок дела или групповой¦Крайние¦Колич. ¦Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦заголовок документов ¦даты ¦ед. хр.¦хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦и номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+---+----------------------------+-------+-------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+----------------------------+-------+-------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------+-------+-------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------------------------+-------+-------+---------+-----------


Итого _____________________________ ед. хр. за ____________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,
по личному составу согласованы с ЭПК Управления по делам архивов
Московской области.
(протокол от _____________ № _________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Госадмтехнадзора
Московской области от _________ № _________





Приложение № 36
к Инструкции

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______

В деле подшито и пронумеровано ________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ______________________________________;
пропущенные номера ______________________________________________;
+ листов внутренней описи ________________________________________

   ------------------------------------T----------------------------¬

¦Особенности физического состояния и¦Номера листов ¦
¦формирования ¦ ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L-----------------------------------+-----------------------------


________________________________
________________________________ _______________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка
составившего заверительную подписи
подпись) (инициалы,
фамилия)

____________________
(дата)





Приложение № 37
к Инструкции

ЛИСТ-РАСПИСКА О ВЫДАЧЕ ДЕЛА (ДОКУМЕНТА ИЗ ДЕЛА)

   -----------T------------------------T------------------T------------------¬

¦№ дела ¦Дата выдачи и кому выдан¦Дата возврата (до ¦Ф.И.О. и должность¦
¦(N, дата ¦документ (подпись, ¦какого числа выдан¦сотрудника, ¦
¦документа)¦расшифровка подписи) ¦документ) ¦выдавшего документ¦
+----------+------------------------+------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+------------------------+------------------+-------------------


(Формат А5)





Приложение № 38
к Инструкции

ТАБЛИЦА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

   ----T------T-------T-------T---------T------T-------T------T------T-------T-------T------¬

¦№ ¦Кому ¦Срок ¦Содер. ¦Состояние¦Непос-¦Испол- ¦Срок ¦Снято ¦Испол- ¦Заклю- ¦Под- ¦
¦п/п¦дано ¦исп. ¦поруч. ¦исполне- ¦ред- ¦нено в ¦испол-¦с исп.¦нено с ¦чение ¦пись ¦
¦ ¦пору- ¦ ¦ ¦ния ¦ствен-¦срок ¦нения ¦ ¦нару- ¦руко- ¦испол-¦
¦ ¦чение ¦ ¦ ¦ ¦ный ¦ ¦прод- ¦ ¦шением ¦водства¦нителя¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦испол-¦ ¦лен ¦ ¦срока ¦(пред- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нитель¦ ¦ ¦ ¦ ¦ложения¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по кон-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тролю) ¦ ¦
+---+------+-------+-------+---------+------+-------+------+------+-------+-------+------+
+---+------+-------+-------+---------+------+-------+------+------+-------+-------+------+
+---+------+-------+-------+---------+------+-------+------+------+-------+-------+------+
+---+------+-------+-------+---------+------+-------+------+------+-------+-------+------+
L---+------+-------+-------+---------+------+-------+------+------+-------+-------+-------






Приложение № 39
к Инструкции

Начальнику Госадмтехнадзора Московской
области - главному государственному
административно-техническому инспектору
Московской области

Н.П. Пищеву

СВЕДЕНИЯ
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ
ЗА ПЕРИОД _________________200_ Г.

   --------------T----------T-----------------------T------------T----------¬

¦Фамилия, И.О.¦Всего ¦Из них ¦Причина ¦Примечание¦
¦исполнителя ¦документов+-----------T-----------+неисполнения¦ ¦
¦ ¦ ¦исполнено в¦исполнено с¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦срок ¦нарушением ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦срока ¦ ¦ ¦
+-------------+----------+-----------+-----------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+----------+-----------+-----------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+----------+-----------+-----------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------+----------+-----------+-----------+------------+-----------


Начальник общего отдела





Приложение № 40
к Инструкции

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _____________

   ------T---------T---------T---------T-----------T----------¬

¦№ п/п¦Индекс ¦Дата ¦Заголовок¦Номера ¦Примечание¦
¦ ¦документа¦документа¦документа¦листов дела¦ ¦
+-----+---------+---------+---------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-----+---------+---------+---------+-----------+-----------


Итого ________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ____________________________
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела (подпись) (расшифровка подписи)

Дата





Приложение № 41
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УТВЕРЖДАЮ
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО Начальник Информационно-
НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ планового управления

Информационно-плановое ______________ В.И. Кротов
управление (подпись)

информационно-плановый отдел "___" _______________ 200_г.

ОПИСЬ № ____
ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
ЗА 200__ ГОД

   ----T------T--------------T-------T------T--------T----------¬

¦№ ¦Индекс¦Заголовок дела¦Крайние¦Кол-во¦Срок ¦Примечание¦
¦п/п¦дела ¦ ¦даты ¦листов¦хранения¦ ¦
+---+------+--------------+-------+------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------+--------------+-------+------+--------+-----------


В данную опись внесено ____________________ ед. хр. с № _______
(цифрами и прописью)
по № _______, в том числе:
литерные номера: _________________________________
пропущенные номера: ______________________________

Наименование должности
составителя описи (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник Организационного
управления Госадмтехнадзора
Московской области (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Форма
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного
подразделения Госадмтехнадзора Московской области

Передал _______________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам.

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (подпись) (расшифровка подписи)

Принял ______________________ ед. хр. и _______________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности
ответственного за архив (подпись) (расшифровка подписи)

Форма итоговой записи и заверительной надписи





Приложение № 42
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УТВЕРЖДАЮ
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО
НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Начальник Госадмтехнадзора
Московской области - главный
Фонд № ______________ государственный
административно-технический
ОПИСЬ № ______________ инспектор Московской области
дел постоянного хранения
за _______________ годы _________________ Н.П. Пищев
(подпись)
"___" ______________ 200_ г.

   ----T-----------T--------------T-------T------T----------¬

¦№ ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Крайние¦Кол-во¦Примечание¦
¦п/п¦ ¦ ¦даты ¦листов¦ ¦
+---+-----------+--------------+-------+------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-----------+--------------+-------+------+-----------


В данный раздел описи внесено ____________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № ________ по № ____________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________;
пропущенные номера: _____________________________________________

Наименование должности
составителя описи (подпись) (расшифровка подписи)
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Госадмтехнадзора
Московской области
от ___________ № _________

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения





Приложение № 43
к Инструкции

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УТВЕРЖДАЮ
АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО
НАДЗОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Начальник Госадмтехнадзора
Московской области - главный
Фонд № ______________ государственный
административно-технический
ОПИСЬ № ______________ инспектор Московской области
дел по личному составу
за ______________ годы _________________ Н.П. Пищев
(подпись)
"___" ______________ 200_ г.

   ----T-----------T--------------T-------T------T----------¬

¦№ ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Крайние¦Кол-во¦Примечание¦
¦п/п¦ ¦ ¦даты ¦листов¦ ¦
+---+-----------+--------------+-------+------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-----------+--------------+-------+------+-----------


В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № ________ по № ____________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________;
пропущенные номера: _____________________________________________;

Наименование должности
составителя описи (подпись) (расшифровка подписи)
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Госадмтехнадзора
Московской области
от ___________ № _________

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу


   ------------------------------------------------------------------

--------------------

Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru