Законодательство
Московской области

Балашихинский р-н
Бронницы
Волоколамский р-н
Воскресенский р-н
Дзержинский
Дмитровский р-н
Долгопрудный
Домодедовский р-н
Дубна
Егорьевский р-н
Жуковский
Зарайский р-н
Звенигород
Ивантеевка
Истринский р-н
Каширский р-н
Климовск
Клинский р-н
Коломенский р-н
Королев
Красноармейск
Красногорский р-н
Краснознаменск
Ленинский р-н
Лобня
Лотошинский р-н
Луховицкий р-н
Лыткарино
Люберецкий р-н
Можайский р-н
Московская область
Мытищинский р-н
Наро-Фоминский р-н
Ногинский р-н
Одинцовский р-н
Озерский р-н
Орехово-Зуевский р-н
Павлово-Посадский р-н
Подольский р-н
Протвино
Пушкинский р-н
Пущино
Раменский р-н
Реутов
Рошаль
Рузский р-н
Сергиево-Посадский р-н
Серебряно-Прудский р-н
Серпуховский р-н
Солнечногорский р-н
Ступинский р-н
Талдомский р-н
Троицк
Фрязино
Химкинский р-н
Чеховский р-н
Шатурский р-н
Шаховской р-н
Щелковский р-н
Щербинка
Электросталь

Законы
Постановления
Распоряжения
Определения
Решения
Положения
Приказы
Все документы
Указы
Уставы
Протесты
Представления








ПРИКАЗ ГУ здравоохранения МО от 08.10.1997 № 104
"О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ"
(вместе с "РЕГЛАМЕНТОМ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ",
"ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ",
"ИНСТРУКЦИЕЙ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В АППАРАТЕ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ")

Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено






АДМИНИСТРАЦИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

ПРИКАЗ
от 8 октября 1997 г. № 104

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГЛАВНОМ
УПРАВЛЕНИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

В целях совершенствования работы с документами и повышения ее эффективности в аппарате Главного управления здравоохранения Администрации Московской области приказываю:
1. Утвердить в Главном управлении здравоохранения и ввести в действие с 7 октября 1997 года:
1.1. Регламент Главного управления здравоохранения Администрации Московской области (приложение 1).
1.2. Инструкцию по делопроизводству в Главном управлении здравоохранения Администрации Московской области (приложение 2).
1.3. Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате Главного управления здравоохранения Администрации Московской области (приложение 3).
2. Секретариату организовать изучение вышеперечисленных документов сотрудниками структурных подразделений Главного управления.
3. Руководителям структурных подразделений Главного управления обеспечить работу с документами в соответствии с утвержденными инструктивными документами.
4. Признать утратившими силу:
4.1. Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате Главного управления здравоохранения Администрации Московской области, утвержденную приказом ГУЗАМО от 28.03.94 № 27пр "О результатах работы с письменными обращениями граждан за 1993 год и мерах по улучшению их рассмотрения".
4.2. Регламент Главного управления здравоохранения Администрации Московской области от 27.08.96 № 1-01/1037сл.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник
Главного управления здравоохранения
В.В. Лябин





Приложение 1
к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от 8 октября 1997 г. № 104

РЕГЛАМЕНТ
ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет организацию работы и документационное обеспечение деятельности Главного управления здравоохранения Администрации Московской области.
1.2. Секретариат является структурным подразделением, обеспечивающим документационное обеспечение Главного управления здравоохранения, осуществляющим свою деятельность в соответствии с действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Московской области, а также нормативными актами Минздрава России.
1.3. Секретариат Главного управления здравоохранения Администрации Московской области:
1.3.1. Осуществляет подготовку и организационно - техническое обеспечение аппаратных совещаний, заседаний коллегий.
1.3.2. Обеспечивает проверку своевременности исполнения структурными подразделениями Главка актов Президента и Правительства Российской Федерации, Губернатора и Правительства Московской области по вопросам, входящим в компетенцию Главного управления здравоохранения, а также нормативно - распорядительных документов Минздрава Российской Федерации и начальника Главного управления здравоохранения.
1.3.3. Обеспечивает четкое ведение делопроизводства.
1.4. Права и обязанности работников секретариата Главного управления здравоохранения определяются законодательством Российской Федерации и Московской области, положениями и должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка. Работники секретариата несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.5. Структура, штаты, размер оплаты труда и условия материально - бытового обеспечения сотрудников определяются начальником Главного управления здравоохранения в пределах расходов на содержание Главного управления здравоохранения.

2. Формирование планов работы Главного управления
здравоохранения Администрации Московской области

2.1. Планирование осуществляется на год, полугодие (перспективное) и на месяц (текущее).
2.2. Перспективный план работы Главного управления здравоохранения включает в себя вопросы реализации федеральных законов и законов Московской области, указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов Губернатора и Правительства Московской области, программ медико - социального развития региона и включает, помимо вышеперечисленных, вопросы выполнения приказов, указаний и решений Коллегий Минздрава России и Главного управления здравоохранения.
2.3. План работы на месяц формируется на основе перспективного плана.
2.4. Предложения в план работы Главного управления здравоохранения вносятся заместителями начальника Главного управления, руководителями структурных подразделений Главного управления и представляются в письменном виде в секретариат не позднее чем за 30 дней до начала формирования перспективного плана и 5 дней - текущего.
2.5. Предложения должны подаваться по следующей форме:

   -----------------T----------T----------------------T----------¬

¦Название вопроса¦Сроки ¦Фамилия, имя, отчество¦Форма ¦
¦ ¦исполнения¦исполнителя ¦выполнения¦
L----------------+----------+----------------------+-----------


включая разделы:
- вопросы, выносимые для рассмотрения в Администрацию Московской области (на заседания Правительства Московской области, суженные заседания Администрации Московской области, заседания комиссии по чрезвычайным и аварийным ситуациям, областные собрания руководителей органов управления и местного самоуправления, заседания Контрольно - наблюдательного совета при Администрации Московской области, заседания санитарно - противоэпидемической комиссии, заседания Московской областной Думы и т.д.);
- общие организационные мероприятия (вопросы, выносимые для рассмотрения на заседания Коллегии Главного управления здравоохранения, аппаратные совещания у начальника Главного управления здравоохранения);
- мероприятия по совершенствованию организации и качества оказания медицинской помощи взрослому населению;
- мероприятия по дальнейшему улучшению медицинского обслуживания женщин и детей;
- мероприятия по совершенствованию работы с кадрами;
- мероприятия по совершенствованию управления, планирования и экономики здравоохранения;
- мероприятия по строительству и материально - техническому обеспечению учреждений здравоохранения;
- мероприятия по совершенствованию организации документационного обеспечения деятельности Главного управления здравоохранения;
- мероприятия по развитию медицинской науки и внедрению в практику новых методов организации медицинской помощи, профилактики, диагностики и лечения;
- мероприятия по организации и проведению совещаний, конференций, семинаров и т.д.
2.6. Проект текущего плана работы Главного управления здравоохранения формируется секретариатом не позднее 25 числа каждого месяца, представляется в установленном порядке на утверждение начальнику Главного управления здравоохранения или лицу, его замещающему.

3. Подготовка и проведение аппаратных (рабочих)
совещаний в Главном управлении здравоохранения

3.1. Оперативные аппаратные совещания у начальника Главного управления здравоохранения проводятся еженедельно по четвергам с 9.00.
Цель, содержание и состав участников совещания определяет начальник Главного управления или лицо, его замещающее.
Организационную подготовку, приглашение участников совещания осуществляет секретариат Главного управления.
3.2. Рабочие совещания у заместителей начальника Главного управления проводятся по мере необходимости.
Повестку дня и состав участников совещания определяет заместитель начальника Главного управления или руководитель курируемого им соответствующего структурного подразделения Главного управления.
Организационную подготовку рабочего совещания, обеспечение явки приглашенных участников, оформление протокола осуществляют работники соответствующего подразделения, которое проводит совещание.

4. Подготовка и проведение заседаний Коллегии
Главного управления здравоохранения

4.1. Общие положения

Коллегия Главного управления здравоохранения в своей деятельности руководствуется Положением о Главном управлении здравоохранения Администрации Московской области.

4.2. Задачи Коллегии

4.2.1. Основной задачей Коллегии является рассмотрение вопросов развития здравоохранения Московской области и деятельности Главного управления здравоохранения.
4.2.2. На заседаниях Коллегии рассматриваются вопросы:
- организации охраны здоровья жителей области;
- работы подведомственных органов управления, учреждений и организаций;
- практического руководства органами управления, учреждениями, предприятиями, организациями, объединениями в системе здравоохранения;
- совершенствования стиля и методов работы органов управления, учреждений здравоохранения по медицинскому обеспечению населения;
- создания и функционирования новых экономических структур в здравоохранении;
- проверки исполнения решений и приказов;
- другие вопросы деятельности.

4.3. Состав Коллегии

4.3.1. Коллегия образуется в составе начальника Главного управления здравоохранения, заместителей начальника Главного управления по должности, руководящих работников Главного управления, органов управления, других органов и организаций Московской области.
4.3.2. Председателем Коллегии является начальник Главного управления здравоохранения; в его отсутствие заседания проводятся под председательством первого заместителя или заместителя начальника Главного управления.
4.3.3. Члены Коллегии Главного управления, кроме лиц, входящих в ее состав по должности, утверждаются Губернатором Московской области.

4.4. Права Коллегии и ее членов

4.4.1. Коллегия принимает решения по основным вопросам здравоохранения Московской области. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов Коллегии.
4.4.2. Коллегия имеет право вносить предложения о наложении взысканий на руководителей структурных подразделений Главного управления здравоохранения, руководителей подведомственных органов, учреждений и организаций, которые оформляются приказами начальника Главного управления здравоохранения.
4.4.3. Члены Коллегии имеют право:
- при обсуждении вопросов на заседании Коллегии представлять в письменном виде свое особое мнение;
- вносить председателю Коллегии предложения о внеочередном заседании по вопросам, требующим оперативного решения;
- сообщать свое мнение в Правительство Московской области в случае возникновения разногласий между председателем Коллегии и Коллегией.

4.5. Организация работы Коллегии

4.5.1. Основной формой работы Коллегии является заседание.
4.5.2. Заседания Коллегии проводятся по мере необходимости в последнюю пятницу месяца в 10.00. При необходимости проводятся выездные и расширенные заседания Коллегии в любой назначенный председателем день.
4.5.3. Планирование Коллегии осуществляется на год (перспективное) и на квартал (текущее). План может быть дополнен или изменен в процессе его исполнения по представленной на имя председателя Коллегии докладной записки.
4.5.4. Материалы к заседанию Коллегии представляются докладчиками не позднее чем за 10 дней до заседания.
Докладчики представляют:
- проект решения Коллегии или приказа;
- список лиц, приглашаемых на заседание по данному вопросу.
4.5.5. Проекты решений или приказов должны быть согласованы с заинтересованными структурными подразделениями, членами Коллегии, юрисконсультом. Заместители начальника Главного управления несут ответственность за подготовку вопросов, поставленных на обсуждение Коллегии (по своему разделу работы).
4.5.6. Во всех случаях несвоевременного представления материалов к заседанию, а также при представлении некачественно подготовленных документов вопрос с обсуждения Коллегии снимается.
4.5.7. На заседание секретарем Коллегии приглашаются все члены Коллегии.
Руководители структурных подразделений Главного управления, органов и учреждений здравоохранения, чье участие в обсуждении вопроса необходимо, приглашаются структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса, поставленного на обсуждение Коллегии.
Телефонограммы с вызовом на заседание подписываются начальником Главного управления или его заместителями.
4.5.8. Примерный регламент заседания Коллегии разрабатывается секретарем, прилагается к повестке дня и представляется председателю перед началом заседания.
Для докладов отводится не более 20 минут, для выступлений в прениях - 5-7 минут.
4.5.9. Заседание Коллегии считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава Коллегии.
4.5.10. Заседания Коллегии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем. Решения, принятые Коллегией, оформляются следующим образом:
- поручения членам Коллегии - протокольно;
- по принципиальным вопросам развития здравоохранения - приказом;
- все остальные - решениями Коллегии.
4.5.11. Материалы к заседаниям Коллегии представляются не позднее чем за 4-5 дней до заседания.

5. Контроль за исполнением документов

5.1. В Главном управлении здравоохранения подлежат контролю постановления, распоряжения и поручения Главы и первого Вице - главы Администрации Московской области, постановления Правительства Московской области, приказы и решения Коллегии Минздрава России, приказы и решения Коллегии Главного управления здравоохранения.
5.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководителей.
5.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение распорядительных документов Администрации и Правительства Московской области возлагается на заместителей начальника Главного управления, помощника начальника Главка - главного специалиста, руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.
5.4. Анализ и общий контроль за исполнением документов осуществляет секретариат Главного управления.
1. 5.5. Срок исполнения документов не должен превышать 30 календарных дней (если в резолюции руководителя не указан срок исполнения) со дня регистрации в Главном управлении здравоохранения Администрации Московской области.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

2. Срок исполнения распорядительных документов Администрации и Правительства Московской области (постановлений, распоряжений) указывается в текстах документов, Минздрава России (приказов, указаний, решений Коллегии), Главного управления здравоохранения (приказов, указаний, решений Коллегии).
5.7. Сроки исполнения документов, если они не определены в самом документе или резолюции руководства, следующие:
- поручения Правительства, Главы Администрации Московской области, Правительства России и Московской области, письма - поручения и письма - запросы федеральных и областных органов государственной власти и государственного управления - в течение 30 календарных дней со дня поступления в Главное управление здравоохранения Администрации Московской области;
- обращения депутатов - в срок до 20 календарных дней, не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно;
- депутатский запрос - до 15 календарных дней;
- телеграммы, требующие срочного решения, - безотлагательно, остальные - в течение 10 квартальных дней.
5.8. Продление сроков исполнения либо снятие с контроля распорядительных актов и других документов осуществляется начальником Главного управления либо его заместителями на основании мотивированной письменной информации, представляемой на его имя руководителями структурных подразделений Главка.
Информация об исполнении либо изменении сроков исполнения документов представляется ответственными исполнителями в секретариат Главного управления до истечения контрольного срока.
5.9. Приказы, указания, издаваемые начальником Главного управления и его заместителями, снимаются с контроля руководителями, подписавшими эти акты, на основании справки ответственного исполнителя.
5.10. Секретариат Главного управления здравоохранения на основании письменной информации, проверок, других поступающих официальных материалов ежемесячно направляет руководству Главного управления информацию о ходе выполнения нормативных актов, распорядительных документов федеральных органов власти, Администрации Московской области, а также исполнения служебных документов.

6. Порядок работы со служебными документами
и обращениями граждан

6.1. Почта, поступающая в Главное управление здравоохранения Московской области, принимается и регистрируется в секретариате. Поступившие документы направляются руководству Главного управления в соответствии с закрепленными за ними обязанностями, а затем на исполнение работникам подразделений согласно резолюциям руководства.
6.2. Если в резолюции указано несколько исполнителей документа, сотрудники подразделений, отвечающие за делопроизводство, снимают копии документа для всех указанных в резолюции лиц.
Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Главного управления в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть данный документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим переадресованием через секретариат.
6.3. Подготовка ответов на документы осуществляется ответственным исполнителем по поручению руководителя структурного подразделения Главного управления. Если подготовка ответа поручена нескольким исполнителям, то ответ готовится исполнителем, указанным в резолюции первым (ответственным исполнителем).
6.4. Поступающие в Главное управление здравоохранения письменные обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в секретариате Главного управления здравоохранения, а затем направляются для разрешения должностным лицам и организациям, в компетенции которых находятся поставленные авторами вопросы.
В случае, если письмо, по мнению исполнителя, направлено в подразделение не по назначению, он в тот же день возвращает его в секретариат с указанием переадресовки после предварительного ее согласования.
6.5. Передача писем на рассмотрение в органы местного самоуправления, органы и учреждения здравоохранения и другие организации осуществляется исполнителями только через секретариат. При этом он уведомляет заявителя, в какую организацию направляется для рассмотрения и ответа письмо.
6.6. Обращения заявителей рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации их в секретариате. При необходимости, в порядке исключения, срок рассмотрения продлевается еще до одного месяца. При невозможности окончательного решения поставленных в письме вопросов в установленный срок письмо берется на дополнительный контроль. О продлении срока сообщается в секретариат, заявителю и, при необходимости, федеральные, областные органы власти.
Ответственным за своевременное рассмотрение писем является руководитель соответствующего подразделения Главного управления здравоохранения. Контроль за сроками исполнения писем осуществляет секретариат Главного управления.
6.7. Прием посетителей в приемной начальника Главного управления здравоохранения организуется ведущим специалистом секретариата каждый четверг и осуществляется начальником Главного управления здравоохранения, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Прием начинается в 11.00 и ведется в течение рабочего дня.
6.8. Секретариат ведет анализ и обобщение поступивших обращений, ежемесячно представляет руководству Главного управления здравоохранения сведения об их количестве и характере.

7. Порядок работы с организационно - распорядительной
документацией в аппарате Главного
управления здравоохранения

7.1. Деятельность Главного управления здравоохранения обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. В соответствии с действующим законодательством Главное управление издает следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции.
7.2. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия.
Приказы являются основным видом распорядительных документов, издаваемых Главным управлением. Они издаются по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений; введения в действие положений, инструкций, правил и тому подобных документов по вопросам:
- организации медицинского обслуживания населения в области и в отдельных ее территориях;
- кадровыми вопросами приема, перемещения, увольнения работников и т.д.
Посредством издания приказов руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов.

7.2. Организационные приказы
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------


7.2.1. Право издания организационных приказов (приказов по основной деятельности) принадлежит начальнику Главного управления, в его отсутствие - первым заместителям начальника Главного управления.
Заместители начальника Главного управления подписывают приказы по курируемым вопросам только по поручению начальника Главного управления.
7.2.2. Организационные приказы издаются только в том случае, когда решение данного вопроса нельзя оформить каким-либо другим видом распорядительного документа (указанием, инструктивным письмом) или ввести в действие грифом утверждения.
7.2.3. Нормативно - распорядительные документы Президента России, Правительства России и Московской области, Главы и Вице - главы Администрации Московской области и Минздрава России, имеющие обязательное значение, но не имеющие порученческих пунктов, во исполнение которых Главное управление предприняло бы конкретные действия, доводятся до сведения подведомственных органов и учреждений инструктивными письмами за подписью руководства Главного управления.
7.2.4. Проект приказа готовится по поручению (устному или письменному) руководства Главного управления или по инициативе структурного подразделения и печатается на специальном бланке приказов. Копии приказов в отличие от копий служебных писем также печатаются на бланках.
7.2.5. Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство не установило иной срок.
7.2.6. Приказ обязательно должен иметь заголовок, максимально кратко и точно отражающий содержание документа.
Текст приказа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и собственно распорядительной.
7.2.7. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причин издания приказа. Если основанием приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются вид этого документа, автор, дата, номер и наименование. В случае необходимости передается содержание того раздела документа, который относится к деятельности Главного управления здравоохранения или печатается весь документ.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
7.2.8. Распорядительная часть документа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без кавычек отдельной строкой от границ левого поля без пробелов между печатными знаками и подчеркивания.
Никакие другие формы типа: ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и т.п. не допускаются.
7.2.9. Распорядительная часть делится на пункты (подпункты), если исполнение приказа предполагает выполнение разными исполнителями различных по характеру действий.
Нумерация пунктов производится в соответствии с ГОСТ 6.38.90 только арабскими цифрами.
Например, пункт 1 приказа может иметь подпункты 1.1; 1.2; 1.3 и т.д.
7.2.10. Все мероприятия и задания, предусматриваемые распорядительной частью, должны иметь конкретных исполнителей и сроки исполнения.
В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения Главного управления здравоохранения и подведомственные органы и учреждения. В этом случае в скобках даются фамилия, имя, отчество руководителя. Если исполнение предписывается конкретному лицу, то указывается полное наименование его должности.
7.2.11. Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими выражений типа: "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и т.п. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их исполнения затруднительна.
7.2.12. Специальным пунктом приказа перечисляются документы, изданные Главным управлением ранее и утратившие силу в связи с выходом данного приказа.
7.2.13. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
7.2.14. В структурных подразделениях контролируют сроки исполнения соответствующих пунктов приказа должностные лица, в функциональные обязанности которых входит контроль исполнения документов.
7.2.15. Ответственность за качество подготовки проектов приказов как по содержанию, так и по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, готовивших проект.
7.2.16. Подготовленный проект организационного приказа должен быть завизирован. Собирает визы исполнитель, приказы визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.
В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном "Листе визирования".
Виза включает в себя: наименование структурного подразделения (организации), личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фактическая фамилия лица, визирующего документ. Не допускается употребление предлога "за", косой черты и т.д.
7.2.17. Проект приказа визируется:
- исполнителем (с обязательным указанием телефона);
- начальником структурного подразделения;
- всеми заинтересованными лицами и организациями;
- заместителем начальника Главного управления, курирующим данный вопрос;
- юристом, который обязан проверить целесообразность издания приказа, соответствие проекта приказа действующему законодательству, отсутствие противоречий ранее изданным приказам (в связи с чем он вправе требовать от исполнителей уточнения отдельных формулировок приказа).
7.2.18. Проекты приказов, в которых есть пункты о назначении, освобождении, перемещении, поощрении и взысканиях работников, обязательно представляются на визу в Отдел кадров и учебных заведений.
7.2.19. Приказы, связанные с расходованием средств по смете Главного управления, а также по организации, реорганизации и ликвидации органов и учреждений, об изменении штатов и фондов заработной платы, о должностных и персональных окладах, должны быть завизированы руководством Планово - экономического управления.

Пример визирования приказа:

Проект вносит:

Отдел организации
специализированной
медицинской помощи
населению (подпись, дата) К.В. Шаврова

Исполнитель: (подпись, дата) А.Б. Тутыхин
тел.:
Согласовано:

1-й заместитель начальника
Главного управления (подпись, дата) С.А. Берташ

1-й заместитель начальника
Главного управления (подпись, дата) В.А. Солодкий

Заместитель начальника
Главного управления (подпись, дата) Н.А. Шарков

Главный юрисконсульт (подпись, дата) Л.Н. Лешкевич

7.2.20. При визировании исполнитель обязан приложить к проекту необходимые документы, послужившие основанием для издания приказа, наличие копии приказа, изданного по данному вопросу ранее, обязательно.
7.2.21. В случае несогласия визирующего с каким-либо положением (пунктом) приказа он обязан представить свое особое мнение по данному вопросу в письменном виде. Оно будет представлено руководству вместе с проектом приказа.
7.2.22. Если в процессе визирования проект документа был существенно доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте приказа вновь собрать все необходимые визы. Если правки были грамматическими и стилистическими, не затрагивающими сути вопроса, окончательный вариант вновь визируют исполнитель и заместитель начальника Главного управления, курирующие данную проблему, а визы остальных заинтересованных лиц прилагаются.
7.2.23. Завизированный проект организационного приказа представляется исполнителем ведущему специалисту секретариата, который проверяет правильность составления и оформления документа, наличие всех необходимых приложений, виз и т.д. Приказы, оформленные с нарушениями, возвращаются с соответствующими замечаниями исполнителю на доработку.
7.2.24. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, готовятся и подписываются в количестве, соответствующем количеству авторов подготовленного проекта. В этом случае проект приказа готовится не на бланке, а расшифровки подписей руководителей делаются полностью, на одном уровне, в соответствии с последовательностью расположения наименований организаций, издающих совместный приказ.
7.2.25. Если к приказу даются какие-либо приложения, они обязательно указываются в распорядительной части. Каждое приложение должно быть озаглавлено, подписано руководителем структурного подразделения и в правом верхнем углу первого листа иметь отметку с указанием номера приказа и даты по форме:

Приложение

к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от ________________ № _______

При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: приложение 1, приложение 2 и т.д.
7.2.26. Если данные, приводимые в приложении, были утверждены ранее документом другой организации и даются для сведения, то ниже отметки о приложении дается ссылка на этот документ.

Приложение

к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от _______________ № _______
(утверждено постановлением
Правительства Московской
области
от _______________ № ______)

В этом случае приложение не подписывается, но обязательно визируется на обратной стороне документа начальником структурного подразделения, несущим ответственность за правильность перепечатки.
7.2.27. Нумерация страниц приказа идет сквозная, включая приложения. Номера проставляются посредине верхнего листа арабскими цифрами без каких-либо знаков препинания.
7.2.28. Регистрация подписанных приказов производится в секретариате (к. 312), куда документы должны передаваться в день их подписания.
7.2.29. На приказах, изданных совместно несколькими организациями, номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов, дата у совместных приказов должна быть одна, т.к. по своей юридической природе приказ является нормативным актом управления.
7.2.30. Вносить какие-либо изменения или добавления в текст подписанного приказа в случае, если выявленные неточности носят чисто редакционный характер, допускается с разрешения помощника начальника Главного управления - главного специалиста. Внесение поправок или дополнений, меняющих содержание и смысл приказа, может быть осуществлено только новым приказом (в дополнение..., во изменение... и т.д.).
7.2.31. Окончательный вариант приказа печатается в машбюро.
7.2.32. Размножается приказ исполнителем и рассылается централизованно секретариатом согласно представленной исполнителем разнарядке.
7.2.33. Подлинники подписанных приказов хранятся в секретариате 2 года, в структурные подразделения для работы не выдаются. По истечение этого срока оформленные в соответствии с требованиями архивной службы приказы со всеми справочными материалами передаются в архив Главного управления здравоохранения.

7.3. Приказы по личному составу

7.3.1. Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия администрации, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, поощрения и взыскания, направления в командировку и т.д.
7.3.2. Подлинники и все копии приказов по личному составу оформляются на бланках приказов. Констатирующая часть в таких документах часто отсутствует. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование структурного подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: назначить, освободить, командировать, перевести...
Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
7.3.3. Приказы по личному составу подписывают начальник Главного управления и заместитель начальника Главного управления, курирующий работу с кадрами.

7.4. Указания

7.4.1. Указание - организационно - распорядительный документ, издаваемый по вопросам оперативного управления деятельностью Главного управления здравоохранения подведомственных органов и учреждений (проведение совещаний, конференций, симпозиумов, аттестаций и т.д.). На основании указаний создаются различные рабочие группы, комиссии, советы.
Порядок подготовки указаний аналогичен порядку подготовки и оформления приказов.
7.4.2. Виза юриста на указаниях не является обязательной (в отличие от организационных приказов) и берется только в тех случаях, когда в тексте указания затрагиваются вопросы, входящие в его компетенцию.
7.4.4. Проекты указаний должны иметь заголовок. Текст, как правило, начинается вводной частью, раскрывающей цели или причины издания документа. Далее по пунктам перечисляются предписываемые действия. В случае необходимости последним пунктом указания на какое-либо должностное лицо может возлагаться контроль за исполнением данного документа.
7.4.5. Указаниями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом.
7.4.6. Подготовленный и завизированный проект указания представляется в секретариат (к. 312), где проверяется правильность его оформления, наличие всех необходимых виз, приложений и т.д.
7.4.7. Указания подписывают начальник Главного управления и все его заместители в пределах своей компетенции.
7.4.8. Если в тексте документа не указано должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением данного указания, контроль исполнения осуществляет непосредственный исполнитель.
7.4.9. Регистрируются и хранятся указания централизованно в секретариате.

7.5. Инструкция

7.5.1. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регистрирующих организационные, научно - технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят такие широко применяемые на практике акты, как "правила", "рекомендации", "методические рекомендации", "методические указания" и др.
7.5.2. Инструкция должна иметь заголовок, четко очерчивающий круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
7.5.3. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты.
7.5.4. Начинается инструкция, как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены новой).
7.5.5. Текст инструкции несет указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "не допускается", "рекомендуется" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
7.5.6. Инструкция, разработанная в аппарате Главного управления здравоохранения, должна быть подписана руководителем соответствующего структурного подразделения.
7.5.7. Утверждение инструкции производится двумя способами: изданием приказа или грифом утверждения.
7.5.8. Приказ издается в том случае, если надо специально оговорить срок введения инструкции, перечислить необходимые организационные мероприятия, указать соответствующих исполнителей.
Если инструкция введена в действие приказом, то в дальнейшем при ее тиражировании гриф утверждения имеет следующий вид:

УТВЕРЖДЕНО

приказ Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от _______________ № ________

7.5.9. При утверждении инструкции руководством Главного управления здравоохранения или структурного подразделения гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного заглавными буквами без кавычек, двоеточий и подчеркивания, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование учреждения), личной подписи, ее расшифровки, даты и номера, например:

УТВЕРЖДАЮ

1-й заместитель начальника
Главного управления здравоохранения
Администрации Московской области
(подпись) С.А. Берташ
от __________________ № __________

Дата утверждения инструкции в этом случае и является датой ее введения в действие.





Приложение 2
к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от 8 октября 1997 г. № 104

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении здравоохранения Администрации Московской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними <*>.

   --------------------------------

<*> Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Делопроизводство рассматривается в качестве организационно - правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ГУЗАМО.
1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов <*>.

   --------------------------------

<*> Порядок работы с секретными документами, письмами граждан регламентируется специальными инструкциями.

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др., независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Главка сроков исполнения документов возлагаются на секретариат.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагаются на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Главка или структурных подразделений.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводстве, определяются должностными инструкциями.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ (письмо, приказ, указание) имеет юридическую силу при наличии следующих обязательных реквизитов: заголовок к тексту, дата, номер, ссылка на номер и дату первоначального документа, во исполнение которого подготовлен документ, текст, подпись, визы, исполнитель и его телефон.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
2.2. Бланки документов.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения (в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Системы организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
Бланк Главного управления изготавливается на бумаге формата А4 (210 x 297 мм). Допускается изготовление бланков форматов А3 (297 x 420 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
2.3. Оформление реквизитов документов.
2.3.1. Наименование организации - автора документа помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, указание) и письма и указывается в точном соответствии с Положением о нем - Главное управление здравоохранения Администрации Московской области.
2.3.2. .
должно соответствовать компетенции Главка и содержанию документируемого управленческого действия.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, указания и др.), издаются с соответствующими названиями (приказы, указания и др.). Совместные распорядительные документы с организациями, полномочными издавать отличные по форме документы (например, постановления), издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
2.3.3. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения.
Для документов, подготовленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Даты в документах оформляются цифровым способом арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например, 30.09.97. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 30 сентября 1997 года.
2.3.4. Подпись документа.
Документы, направляемые Главным управлением в адрес Президента, Правительства РФ, Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Государственной Думы, Московской областной Думы, Минздрава РФ, подписываются начальником Главка, а в его отсутствие - по приказу исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются начальником Главка или его заместителями.
Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются начальником Главка, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Например:

1-й заместитель начальника
Главного управления подпись С.А. Берташ

Документы коллегии подписываются председателем коллегии и секретарем.
В документах, подготовленных комиссиями, созданными Главным управлением, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
2.3.5. Исполнитель документа.
На письмах, направляемых в один адрес, сведения об исполнителе и его телефоне располагаются на лицевой стороне или оборотной стороне последней страницы, например:

Орлова 253-59-00

На документах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются только на лицевой стороне последней страницы документа (под подписью).
Сведения об исполнителе и его телефоне проставляются на всех экземплярах письма (отправляемые за подписью руководства печатаются в 3 экз., за подписью руководства подразделений - в 2 экз.).
2.3.6. Согласование документа.
Согласование является способом предварительного рассмотрения, оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.
Согласование проектов документов может производиться как внутри Главка со структурными подразделениями, так и вне его (с подчиненными и неподчиненными учреждениями и организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования. Виза включает в себя должность визирующего (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "замечания прилагаются".
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Главке, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Визирование единообразно для всех видов документов. Проекты документов в обязательном порядке визируются руководителями заинтересованных подразделений.
Проекты приказов визируются также юрисконсультом Главка.
Кроме того, проекты документов, вносимые на подпись начальнику Главного управления, визируются курирующими заместителями начальника Главка.

Пример визирования приказа:

Проект вносит:

Отдел организации
специализированной
медицинской помощи
населению (подпись, дата) К.В. Шаврова

Исполнитель: (подпись, дата) А.Б. Тутыхин
тел.: 253 81 03
Согласовано:

1-й заместитель
начальника
Главного управления (подпись, дата) С.А. Берташ

1-й заместитель
начальника
Главного управления (подпись, дата) В.А. Солодкий
Заместитель начальника
Главного управления (подпись, дата) Н.А. Шарков
Юрисконсульт (подпись, дата) Л.Н. Лешкевич

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Главы
Администрации - председатель
Комитета по финансам и
налоговой политике
________________ Л.А. Дьяконова
(личная подпись)
30.09.97

Если согласование производится посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по финансам
и налоговой политике Администрации
Московской области
от 25.07.97 № 02-15/1247-Т

Гриф согласования может располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего листа документа (приложение 1).
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
- с подведомственными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями - в случаях необходимости, не предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
2.3.7. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник
Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
________________ В.В. Лябин
(подпись)
12.01.97

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от _________________ № ______
(дата)

2.3.8. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Департамент Московской области
по образованию

Отдел учебно - производственной
деятельности

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

Министерство здравоохранения
Российской Федерации
Управление делами

Ведущему специалисту
Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:

Председателю Комитета
здравоохранения Москвы

Сельцовскому А.П.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

Директорам медицинских училищ
Московской области

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:

Редакция журнала "Новый мир"

103806, ГСП, Москва, К-6,
Малый Путниковский пер., 1/2

Документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого письма должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адрес.
2.3.9. Резолюция.
Указания по исполнению документа даются в форме резолюции.
В состав резолюции должны входить следующие элементы:
- фамилия исполнителя (исполнителей);
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- подпись, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, указанное в резолюции первым).
2.3.10. Приложения к документу.
Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании утверждения и т.д.).
Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем углу первого листа отметку с указанием названия документа, его даты и номера, например:

Приложение

к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от _________________ № ______

Если данные, приводимые в приложении, были утверждены ранее документом другой организации и даются для сведения, то ниже отметки о приложении дается ссылка на этот документ. Например:

Приложение

к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от __________________ № _____
(утверждено постановлением
Правительства Московской
области
от _________________ № _____)

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о них оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
2.3.11. Ссылка на номер и дату первичного обращения адресата, во исполнение которого готовится ответное письмо, дается в специально отведенном для этого в верхнем левом углу поле: (на № _____ от ____________) бланка письма.
2.3.12. Прохождение документа в аппарате Главка удостоверяется соответствующими отметками.
Регистрационный штамп проставляется в нижнем поле первого листа документа справа.
Отметка о контроле документа проставляется по форме "Контроль" и помещается на верхнем поле первого листа документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа, где указываются номер дела, личная подпись сотрудника (исполнителя), направляющего документ в дело, и дата. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
2.3.13. Передача документов на подпись.
Передача проектов документов на подпись руководству Главного управления производится через секретарей.
Руководители структурных подразделений докладывают документы лично начальнику Главка в том случае, если на то имеется его указание.
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
2.4.1. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Московской области разрабатываются и представляются Главным управлением в соответствии с поручениями и в инициативном порядке.
Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями Главка, в компетенции которых находится этот вопрос, и оформляется в соответствии с распоряжением Главы Администрации Московской области от 23.07.96 № 593-РГ "О Регламенте Администрации Московской области".
2.5. Организация машинописных работ.
В машинописном бюро и в структурных подразделениях печатаются документы только служебного характера. Все материалы, передаваемые для печатания, должны быть тщательно отредактированы. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.
2.6. Оформление телеграмм.
2.6.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках установленной формы.
2.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

3. Поисковые системы по документам

3.1. Порядок регистрации входящих документов.
3.1.1. Основным принципом регистрации документов является однократность.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
Регистрации подлежит вся поступающая в Главк корреспонденция, за исключением документов, включенных в перечень нерегистрируемых документов (приложение 2).
Входящие документы централизованно поступают в секретариат, где письма вскрывают, не уничтожая при этом конвертов, для сохранения штампа почтового отделения, который может являться доказательством даты поступления документа.
На первом листе поступившего документа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его получения.
3.1.2. После первичной обработки все документы передаются на регистрацию.
Регистрация входящих документов осуществляется в день поступления при помощи средств вычислительной техники и программы автоматизированной системы контроля за исполнительской дисциплиной ("ASKID") с проставлением регистрационного индекса и заполнением регистрационных карточек единого образца (приложения 3, 4). Индекс проставляется слева от регистрационного штампа и является порядковым номером поступившего документа.
3.1.3. Регистрация документов при помощи автоматизированной системы "ASKID".
Регистрационный номер документу присваивается автоматически.
Необходимо заполнить номер документа, дату его выпуска и дату поступления в организацию.
Вид документа можно выбрать из справочника видов документов. Этот справочник появляется на экране в виде меню при переходе в поле "Вид документа". Чтобы выбрать вид документа, достаточно подвести курсор к нужной позиции и нажать клавишу ENTER.
После этого выбранная позиция появится в поле ввода. При выборе позиции справочника можно воспользоваться клавишей F7 для автоматического поиска нужной строки. После нажатия клавиши F7 нужно ввести с клавиатуры несколько первых символов искомой строки и нажать клавишу ENTER. Если такая строка есть в справочнике, курсор установится на нее и после нажатия клавиши ENTER она появится в поле ввода. Можно также ввести информацию с клавиатуры, если нужного вида документа нет в справочнике. Для этого необходимо отказаться от выбора из справочника с помощью клавиши ESC. Если введенный вид документа отсутствует в справочнике, то справочник автоматически дополнится.
Поле "Содержание документа" вводится с клавиатуры.
Информация о корреспонденте, как и о виде документа, может выбираться из справочника, и действия в этом случае полностью аналогичны описанным выше. Если к выбранной позиции из списка корреспондентов подключен справочник второго уровня, содержащий детализацию этого корреспондента (например, корреспондент "Областные организации" в качестве справочника 2-го уровня содержит список областных организаций), то на экране появится меню со справочником 2-го уровня, работа с которым полностью аналогична уже описанной.
Информация в поле "Адрес корреспондента" переносится из соответствующего поля справочника "Корреспонденты". Если изменить содержание поля, то информация в справочнике автоматически скорректируется.
Поле "Уровень представления" также заполняется из справочника.
Информация в поле "Контроль" вводится также из справочника. Если выбрать позицию "Да", то карточка документа будет распечатываться со словом "Контроль" в верхнем левом углу, пока документ не закрыт, и со словом "Выполнено" - после его закрытия. Этот справочник также можно дополнять по своему усмотрению, но новая информация в карточке отражаться не будет.
Завершает регистрацию документа поле "Контрольная дата исполнения", которая инициализируется значением, на 21 день превышающим текущую дату, если поле "Контроль" имеет значение "Да", и пустой строкой в противном случае. Изменить значение даты можно по своему усмотрению.
Для регистрации введенного документа необходимо нажать клавишу PAGE DOWN. Если заполнены не все поля, система предупредит об этом. Можно или записать информацию, или продолжить редактирование. После того, как карточка запишется в картотеку, система предложит ее распечатать.
Затем на экране появится пустая карточка для регистрации следующего документа. Отказаться от регистрации и завершить режим регистрации можно, нажав клавишу PAGE UP.
3.1.4. При централизованной автоматизированной регистрации документов для подразделений - исполнителей распечатывается один экземпляр карточки. Второй экземпляр карточки не распечатывается, т.к. находится в картотеке в базе данных.
3.1.5. После регистрации документы направляются на рассмотрение начальнику Главного управления, затем исполнителям.
3.1.6. В случае необходимости передачи документа из одного структурного подразделения в другое документы передаются с карточками по согласованию руководителей этих структурных подразделений с отметкой о движении документа в регистрационной карточке.
3.1.7. После исполнения документы передаются в секретариат для закрытия.
3.1.8. Порядок закрытия документа.
Чтобы найти карточку нужного документа, необходимо:
- зайти в раздел "ВЫБОРКА";
- открыть "Регистрационный номер";
- задать конкретный регистрационный номер нужного документа, нажать клавишу ENTER;
- выбрать раздел "Поиск" и провести поиск нужного документа;
- после проведения поиска карточка будет доступна в режиме "Просмотр/Редактирование".
Чтобы закрыть карточку нужно войти в раздел "Закрыть" и на экране появится карточка закрытия;
- далее необходимо заполнить поля карточки закрытия:
- "Фактическая дата исполнения";
- "Дело N" (дело, в которое передается документ);
- "Исполнитель" (фамилия и должность исполнителя);
- "Резолюция исполнителя";
- "Форма выполнения".
Поля заполняются путем введения информации из справочников и ввода ее с клавиатуры.
3.2. Регистрация внутренних документов.
Разрешение различных вопросов между структурными подразделениями Главка, как правило, осуществляется путем личного общения, и только в необходимых случаях осуществляется переписка между ними.
Внутренние документы оформляются не на бланках и регистрируются по месту их подготовки.
3.3. Порядок регистрации исходящих документов.
3.3.1. Регистрация исходящей документации осуществляется централизованно в секретариате в день отправки при помощи средств вычислительной техники и программы автоматизированной системы регистрации исходящих документов "ISD".
3.3.2. Для регистрации исходящих документов необходимо заполнить следующие поля в регистрационной карточке:
- "N". В этом поле вводится с клавиатуры исходящий номер документа. Исходящий номер отправляемого документа - ответа состоит из номера дела, в котором находится копия этого документа (ответа), номера входящего документа, на который дается ответ, и пометки "сл" (служебная документация). Исходящий номер инициативного документа состоит из номера дела, в котором находится копия документа, порядкового номера по картотеке исходящих документов и пометки "исх";
- "Отправлен" (дата отправления вводится автоматически);
- "Содержание" (вводится с клавиатуры);
- информация в поле "Корреспондент" выбирается из справочника или вводится с клавиатуры, если в справочнике нет нужного адресата;
- "Адрес корреспондента" вводится с клавиатуры или автоматически, если в справочнике имеется информация об адресе;
- поле "Исполнитель" заполняется путем ввода из справочника фамилии и должности исполнителя;
- "Количество страниц" отправляемого документа вводится с клавиатуры.
3.4. Построение поисковой системы.
3.4.1. Поисковая система строится на основе банка регистрационных данных по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
3.4.2. Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам, гражданам, государственным органам и общественным организациям. Граждане имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации, на знание целей сбора.
3.4.3. Для поиска нужной информации существует режим "Выборка".
Этот режим содержит 5 подрежимов: "Условие поиска" - для формирования условия поиска по любому из атрибутов картотеки; "Регистрационный номер" - для обеспечения выборки из картотеки конкретного документа по его регистрационному номеру; "Поиск" - для обеспечения выборки из картотеки документов, отвечающих заданным условиям или документа с заданным регистрационным номером; "Просмотр/Редактирование" - для просмотра на экране и редактирования карточек найденных документов и "Сортировка" - для упорядочения информации в той или иной последовательности.
3.4.4. При передаче документов на хранение в архив передаются и поисковые системы. Из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение.
3.5. Подсчет объема документооборота.
3.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Главным управлением.
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководству Главка для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3.5.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально - множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Поступающие документы и создающиеся в Главке подсчитываются отдельно.
3.5.3. Подсчет документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка и др.
Подсчет документооборота проводится по ГУЗАМО, по отдельному подразделению.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

4. Контроль исполнения документов

4.1. Задачи контроля исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
Контроль за своевременным исполнением документов в Главном управлении возлагается на руководителей структурных подразделений.
4.2. Сроки исполнения документов.
4.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения, подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку, банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.
4.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
4.3. Организация контроля исполнения.
4.3.1. Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных и регистрационных карточек.
4.3.2. Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
4.3.3. Обязательному оперативному контролю за исполнением подлежат:
- указы, постановления, распоряжения, поручения Президента, Правительства РФ, Минздрава РФ, Губернатора МО, Правительства МО, Администрации МО, решения Государственной Думы, Московской областной Думы;
- письма и документы из Администрации МО, министерств и ведомств на имя руководства Главного управления, требующие ответа начальника Главка;
- обращения депутатов;
- другие документы по усмотрению руководства Главного управления.
4.3.4. Контроль включает в себя еженедельные предупредительные напоминания подразделениям о сроках исполнения документов, истекающих в предстоящую неделю, еженедельные сводки об имеющихся просрочках (распечатываются в двух экземплярах. Один экземпляр передается в подразделение, второй - начальнику Главка или заместителю начальника, курирующему эти вопросы).
Для этого формируется таблица "УПРЕЖДАЮЩИЕ НАПОМИНАНИЯ".
Чтобы сделать "УПРЕЖДАЮЩИЕ НАПОМИНАНИЯ", необходимо в автоматизированной информационно - справочной системе "Контроль исполнительской дисциплины", в разделе "ВЫБОРКА", в подразделе "УСЛОВИЯ ПОИСКА" выбрать контрольную дату исполнения (какая нужна на момент подачи напоминания), характер документа, фактическую дату исполнения (поставить //). В подразделе "СОРТИРОВКА" отсортировать по этим же параметрам + управление. Сформировать отчет, просмотреть на экране и вывести на печать.
4.3.5. Для осуществления контроля за своевременным исполнением документов составляются также следующие таблицы:
- "СПИСОК О НЕВЫПОЛНЕННЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТАХ".
Для того чтобы выбрать невыполненные служебные документы, нужно зайти в раздел "ВЫБОРКА", открыть "УСЛОВИЕ ПОИСКА", найти "ФАКТИЧЕСКУЮ ДАТУ ИСПОЛНЕНИЯ", поставить: фактическая дата = //, нажать ENTER, затем 2 раза ESC, запустить "ПОИСК".
После того, как документы будут найдены, перейти в раздел "СОРТИРОВКА" для распределения по управлениям.
Затем перейти в раздел "ОТЧЕТ". В подразделе "ВЫБОР ФОРМЫ" выбрать упреждающие напоминания, запустить отчет.
Перейти на "ВЫВОД", просмотреть на экране;
- "СПИСОК ВЫПОЛНЕННЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ".
Для формирования таблицы о выполненных документах необходимо зайти в раздел "ВЫБОРКА", открыть "УСЛОВИЕ ПОИСКА", найти "ФАКТИЧЕСКУЮ ДАТУ ИСПОЛНЕНИЯ", поставить: фактическая дата не =
После того как документы будут найдены, перейти в раздел "СОРТИРОВКА" для распределения по управлениям.
Перейти в раздел "ОТЧЕТ". В подразделе "ВЫБОР ФОРМЫ" выбрать упреждающие напоминания. Запустить отчет.
Перейти на "ВЫВОД", просмотреть на экране.
После этого выйти из программы и войти в файл ТМР клавишей F4 для изменения названия таблицы;
- "СПИСОК СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ ПОЗЖЕ СРОКА".
Для составления этой таблицы нужно в разделе "ВЫБОРКА" открыть подраздел "УСЛОВИЕ ПОИСКА", выбрать "ВИД" и "ХАРАКТЕР ДОКУМЕНТА".
Фактическую дату исполнения (Faktdata) поставить со знаком >.
Нажать клавишу F4 и написать Faktdata > Kontrdata.
Затем комбинацией клавиш CTRL W записать изменения, нажать ESC.
4.3.6. В структурных подразделениях сотрудник, ответственный за ведение контроля за исполнением документов, обязан:
- ежедневно просматривать контрольные карточки на документы, по которым истекает срок исполнения;
- выяснять состояние исполнения документов, перечисленных в упреждающих напоминаниях;
- докладывать руководителю структурного подразделения о всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения контрольных документов.

5. Работа исполнителей с документами

5.1. Руководители структурных подразделений Главка обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
5.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.
Срочные документы передаются немедленно.
5.3. Исполнение документа предусматривает:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа;
- его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Главка или руководителями структурных подразделений;
- подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
5.4. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
- о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Главное управление и его доставкой исполнителю);
- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
- о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
5.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, разрешенные к применению в ГУЗАМО, номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.
5.7. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
5.8. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными банками данных ГУЗАМО, справочно - информационными фондами для получения необходимой информации.

6. Составление номенклатуры дел

6.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве ГУЗАМО, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно - поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
6.2. Номенклатура дел ГУЗАМО составляется сотрудниками секретариата при помощи ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
Номенклатура дел Главка, предварительно согласованная с центральной экспертной комиссией ГУЗАМО, согласовывается с экспертно - проверочной комиссией Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО) и утверждается руководством ГУЗАМО.
6.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Главном управлении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел Главка за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Главка, их виды и состав.
В номенклатуру дел ГУЗАМО включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Главка, в том числе: поступившие из других организаций для продолжения; ликвидированных организаций, правопреемником которых является Главное управление; переходящие дела; дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования", различного рода картотеки и т.д.
6.4. Названиями разделов номенклатуры дел ГУЗАМО являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
6.5. После утверждения номенклатуры дел Главного управления структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. В случае изменения функций или структуры ГУЗАМО номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
6.7. Графы номенклатуры Главка, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ГУЗАМО цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1-05, где 1 - обозначение структурного подразделения; 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, планы, отчеты, документы к заседаниям) или видов документов (протоколы, постановления, распоряжения);
- название отдела (структурного подразделения);
- краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
- указание на подлинность или копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел - срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство для продолжения и др.
В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковые номера.
По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных за истекший год дел.
6.8. Утвержденная номенклатура дел ГУЗАМО вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки и в необходимых случаях переработки.

7. Формирование дел

7.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в Главном управлении формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
7.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большого количества листов дело делится на тома.
7.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Отдельно формируются приказы на командировки.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8. Экспертиза ценности документов

8.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
8.2. Экспертиза ценности документов в ГУЗАМО проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к последующему хранению.
8.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ГУЗАМО создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЦЭК назначается приказом начальника ГУЗАМО и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за организацию делопроизводства.
ЦЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их начальником Главка.
8.4. ЦЭК осуществляет следующие функции:
- проводит совместно с архивом ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в аппарате Главка;
- принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел предприятия, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения;
- выносит на рассмотрение руководства предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
8.5. ЦЭК работает по плану, утвержденному начальником ГУЗАМО, и отчитывается перед ним о своей работе. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже 2 раз в год.
Решения ЦЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЦЭК протоколируются. Документирование деятельности ЦЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
8.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9. Оформление дел

9.1. Дела ГУЗАМО подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений.
9.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела и др.).
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
9.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков на обложке дел содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовки дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распоряжений, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

10. Составление описей дел

10.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются в 4 экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
10.2. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям дела передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи ГУЗАМО, по которой дела сдаются на государственное хранение.
10.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки вносятся в опись на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год; графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11. Оперативное хранение документов и дел

11.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
11.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника ГУЗАМО с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

12. Передача дел на архивное хранение

12.1. В архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
12.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.





Приложение 1
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ
(оборотная сторона последнего листа проекта документа)

Проект представлен:
Начальником Главного управления
здравоохранения
В.В. Лябиным (подпись)

Проект согласован:
Первый Вице - глава Администрации
Московской области
В.О. Власов (подпись)

Заместитель Главы - министр
коммунального хозяйства,
транспорта и связи
А.С. Савинов (подпись)

Начальник Департамента
социальной защиты населения
А.И. Морозов (подпись)

Начальник Организационно -
контрольного управления
С.В. Юдаков (подпись)

Начальник Департамента
по правовому обеспечению
Б.П. Наместников (подпись)

Исполнитель:
Начальник Отдела Главного
управления здравоохранения
О.Ю. Павлова (подпись)

_____________ 199_ г.
телефон: 253-80-10





Приложение 2
к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ

1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
3. Графики.
4. Сводки и информации, присланные для сведения.
5. Учебные планы, программы. Копии.
6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
7. Прейскуранты. Копии.
8. Нормы расхода материалов.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Бухгалтерские документы.
11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
12. Научные отчеты по темам.
13. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
14. Формы статистической отчетности.
15. Документы материального учета.
16. Ответы на запросы.





Приложение 3
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ
РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

   -------------------------------------------------¬

¦ Регистрационный № ¦
+---------------T---------------T----------------+
¦№ ¦ от ¦ поступил ¦
+---------------+---------------+----------------+
¦ Вид документа ¦
+------------------------------------------------+
¦ Содержание ¦
+------------------------------------------------+
¦Корреспондент ¦
+------------------------------------------------+
¦Адрес корреспондента ¦
+-------------------------------T----------------+
¦Уровень представления ¦Контрольная дата¦
¦ ¦ ¦
L-------------------------------+-----------------






Приложение 4
к Инструкции

ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

   ----------------------------T--------------------------¬

¦Реквизиты ¦Пояснения по заполнению ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Регистрационный № ¦Вводится автоматически. ¦
¦ ¦После исполнения документа¦
¦ ¦дополняется номером дела ¦
¦ ¦по номенклатуре дел и др. ¦
¦ ¦индексами ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦№ (номер документа) ¦Номер, присвоенный ¦
¦ ¦документу организацией - ¦
¦ ¦автором, переносится ¦
¦ ¦с поступившего документа ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦От (дата документа) ¦Дата, присвоенная ¦
¦ ¦документу организацией - ¦
¦ ¦автором: число, месяц, год¦
¦ ¦- тремя парами арабских ¦
¦ ¦цифр ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Поступил (дата поступления)¦Дата поступления в Главк ¦
¦ ¦переносится ¦
¦ ¦с регистрационного штампа ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Вид документа ¦Заполняется в соответствии¦
¦ ¦с названием вида ¦
¦ ¦регистрируемого документа ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Корреспондент ¦Записывается название ¦
¦ ¦организации (лица) - ¦
¦ ¦автора документа ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Адрес корреспондента ¦Вносится адрес организации¦
¦ ¦(лица) - автора документа ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Содержание ¦Записывается краткое ¦
¦ ¦содержание документа ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Уровень представления ¦Записывается название ¦
¦ ¦организации (лица), куда ¦
¦ ¦должен быть представлен ¦
¦ ¦ответ ¦
+---------------------------+--------------------------+
¦Контрольная дата ¦Проставляется число, ¦
¦ ¦месяц, год даты исполнения¦
L---------------------------+---------------------------






Приложение 5
к Инструкции

   ------------------------------------------------------------¬

¦ Название номенклатуры дел ¦
+-----------T--------------T-------T-------------T----------+
¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦ ¦(тома, частей)¦дел ¦дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦(томов,¦части) и № ¦ ¦
¦ ¦ ¦частей)¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+-----------+--------------+-------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+--------------+-------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+--------------+-------+-------------+-----------






Приложение 3
к приказу Главного управления
здравоохранения Администрации
Московской области
от 8 октября 1997 г. № 104

ИНСТРУКЦИЯ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ
И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В АППАРАТЕ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Обращения граждан с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов организации, развития здравоохранения Московской области. Являясь одной из форм участия трудящихся в управлении, обращения граждан способствуют усилению контроля за деятельностью медицинских учреждений области, борьбе с волокитой, бюрократизмом и другими недостатками в их работе.
1.2. К личным обращениям граждан относятся все предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие:
- непосредственно от заявителей;
- через государственные органы;
- сторонние организации;
- средства массовой информации.
Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.
Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.
Предложениями являются обращения граждан, содержащие идеи по совершенствованию политических, социально - культурных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.
Заявлениями являются обращения граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов и не содержащих поэтому требований об устранении таких нарушений.
Заявления подаются в следующих случаях:
- в целях реализации права или законного интереса гражданина;
- для сообщения о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений, организаций.
Жалобой является обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел органами управления, учреждениями, организациями, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц.
1.3. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Главного управления сроков исполнения письменных обращений и единой системы делопроизводства возлагается на секретариат. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с письмами граждан в структурных подразделениях Главного управления возлагается на их руководителей.
1.4. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства с письменными обращениями граждан, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований данной Инструкции, сохранность находящихся у них документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в секретариат.
1.6. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций, заявителям допускается с разрешения руководства Главного управления или структурных подразделений.
1.7. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

2. Порядок приема, регистрации и исполнения
предложений, заявлений и жалоб граждан

2.1. Письменные обращения граждан централизованно поступают в секретариат, где письма вскрывают, не уничтожая при этом конвертов, для сохранения штампа почтового отделения, который может являться доказательством даты поступления документа. В случае написания заявителем обратного адреса только на конверте конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и подшивается в дело вместе с перепиской. На первом листе поступившего обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его получения.
2.2. После первичной обработки все письменные обращения граждан передаются на регистрацию. Регистрация поступившей корреспонденции осуществляется централизованно в секретариате в день ее поступления при помощи средств вычислительной техники с присвоением регистрационного индекса, который проставляется слева от регистрационного штампа (приложения 1, 2, 3).
Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения.
Например: 261А, где А - начальная буква фамилии заявителя; 261 - порядковый номер поступившего обращения.
Регистрационный индекс коллективного обращения состоит только из порядкового номера и индекса К (коллективное).
Например: 267К.
Одновременно на поступивший документ заполняется регистрационно - контрольная карточка единого образца. Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечить учет, справочно - информационный поиск, контроль исполнения и многосторонний анализ корреспонденции.
Анонимные обращения граждан регистрируются и отношение к их рассмотрению определяется начальником Главного управления.
Рассмотрение, передача на исполнение не зарегистрированных письменных обращений не допускается.
2.3. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс с указанием в регистрационно - контрольной карточке регистрационных индексов предыдущих обращений и ставится отметка "ПОВТОРНО".
Повторными обращениями следует считать предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица (коллектива) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
2.4. Обращения одного и того же лица (коллектива) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Главное управление, не считаются повторными и учитываются под регистрационным номером первого обращения. В регистрационно - контрольной карточке в данном случае ставится отметка "К ИМЕЮЩЕЙСЯ ПЕРЕПИСКЕ".
2.5. Предложения, заявления и жалобы, не относящиеся к компетенции Главного управления, регистрируются и пересылаются работниками секретариата по принадлежности в соответствующие учреждения в пятидневный срок с сообщением об этом заявителю.
2.6. Письменные обращения граждан, поступившие из государственных органов, общественных организаций, средств массовой информации, от народных депутатов, требующих информировать о результатах рассмотрения, а также все жалобы, связанные со смертельными исходами больных, после регистрации направляются на рассмотрение начальнику Главного управления. Во всех остальных случаях поступившая корреспонденция передается на рассмотрение заместителям начальника Главного управления по профилю курируемых вопросов.
2.7. После рассмотрения начальником Главного управления письма с поручениями, указанными на регистрационно - контрольных карточках, передаются секретарем в секретариат, где вносятся в компьютер фамилия исполнителя, срок исполнения документа и резолюция. После внесения информации в компьютер письма передаются на рассмотрение исполнителям.
2.8. Исполнители при рассмотрении письменных обращений, заявлений, жалоб обязаны:
- внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости запрашивать нужные документы, направлять комиссии на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
- принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям, жалобам, согласовывая их с руководством Главного управления или руководителями структурных подразделений;
- обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений.
2.9. Исполнитель имеет право при согласовании с руководством Главного управления или руководителями структурных подразделений передавать предложения, заявления граждан на рассмотрение нижестоящему по подчинению органу, учреждению, предприятию, если в обращении не содержалось в их адрес критических замечаний. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
2.10. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают начальник Главного управления, его заместители, руководители структурных подразделений и главные специалисты. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно - контрольной карточке. Ответы на обращения граждан, исполнение которых находится на особом контроле, даются только начальником Главного управления или его заместителями.
2.11. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. В случае постановки заявителем в обращении вопросов, требующих решения различных компетентных органов, исполнитель, получивший письмо, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а информацию по остальным вопросам пересылает в установленные сроки на рассмотрение в другие организации.
2.12. Гражданин, не согласный с решением, принятым по его обращению, имеет право обжаловать это решение в тот орган или тому должностному лицу, которому непосредственно подчинены орган управления, учреждение или должностное лицо, принявшее обжалуемое решение.
2.13. Сроки исполнения писем граждан:
- письма, направляемые для окончательного разрешения в другие органы, учреждения, предприятия, организации, - 5 рабочих дней;
- письма, которые можно разрешить непосредственно в аппарате Главного управления, направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу заявителя, - до 15 дней;
- письма, требующие для их разрешения направления комиссии на место, запроса документов, сведений, консультации специалистов или других дополнительных действий, - до 30 календарных дней. В особо сложных случаях, с разрешения начальника Главного управления или его заместителей, срок исполнения писем может быть продлен еще на 30 дней (в общей сложности не более 60 календарных дней). При продлении срока рассмотрения письма ответственный за делопроизводство информирует об этом секретариат. Сроки рассмотрения писем исчисляются со дня их регистрации в секретариате Главного управления.
2.14. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня их поступления в Главное управление, обязанное разрешить вопрос по существу.
В тех случаях, когда для решения вопроса необходима специальная проверка, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, срок исполнения, в порядке исключения, может быть продлен руководством Главного управления, но не более чем на 15 дней с сообщением об этом заявителю.
2.15. Ответам на письма граждан присваивается исходящий номер, состоящий из:
- личного индекса исполнителя;
- регистрационного индекса, проставляемого через дробь.
Например: 203/467К - при ответе заявителю на обращение, где 203 - личный индекс исполнителя; 467К - регистрационный индекс обращения.

3. Контроль за исполнением письменных обращений граждан

3.1. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в Главном управлении возлагается на секретариат.
3.2. Письма граждан, направленные государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, центральными средствами массовой информации, народными депутатами, требующими сообщить результаты рассмотрения, а также все случаи смертельных исходов больных берутся на особый контроль. В этом случае регистрационно - контрольная карточка заводится с красной полосой и в верхнем левом углу проставляется отметка "КОНТРОЛЬ".
3.3. Контроль за исполнением обращений ведется по регистрационно - контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку.
Контрольная картотека делится на два раздела:
- особый контроль,
- контроль.
Каждый из разделов состоит из 33 отделений, из которых 31 - числа месяца и два дополнительных: нулевой, для карточек на документы с просроченными сроками и последний для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или более длительный срок.
3.4. Регистрационно - контрольные карточки расставляются в картотеке.
Продление срока исполнения, а также все движение контролируемого документа (передача его от исполнителя к исполнителю) отмечаются на карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.
3.5. После исполнения писем ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях сообщают в секретариат, сдав копию регистрационно - контрольной карточки с указанием сведений о ходе, дате окончания разрешения письма. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы (приложения 4, 5).
3.6. В целях своевременного рассмотрения письменных обращений граждан за два дня до истечения срока исполнения документа работниками секретариата подаются напоминания руководителям структурных подразделений. Еженедельно начальнику Главного управления составляется и подается сводка о количестве неисполненных в срок письменных обращений граждан.

4. Анализ и обобщение работы по рассмотрению
письменных обращений граждан

4.1. С целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы органов управления здравоохранением, медицинских учреждений и предприятий предложения, заявления и жалобы граждан анализируются работниками секретариата. Содержащиеся в них практические замечания обобщаются в аналитических справках, которые представляются начальнику Главного управления ежеквартально. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.
4.2. Аналитические справки составляются по следующим направлениям:
- по причинам обращения граждан;
- по результатам рассмотрения писем;
- по срокам исполнения писем;
- по причинам несвоевременности разрешения обращений граждан и т.д.

5. Оформление и хранение дел

5.1. Предложения, заявления, жалобы граждан исполнителями возвращаются после их разрешения ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного исполнения ставится надпись "В ДЕЛО", личная подпись руководителя структурного подразделения, принявшего это решение, и дата.
5.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела отдельно от служебной документации по территориальному принципу.
Документы в этих делах располагаются в алфавитном или хронологическом порядке.
5.3. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляются в деле в самостоятельную группу.
В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
5.4. Все дела с обращениями после завершения по ним делопроизводства через год передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений в архив Главного управления.
5.5. Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям, жалобам граждан в архиве Главного управления - 2 года.
По истечении срока хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в порядке, установленном Главным архивным управлением.
Срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан может быть увеличен экспертной комиссией Главного управления. Наиболее ценные предложения граждан передаются на государственное хранение.
5.6. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на заведующего архивом Главного управления.





Приложение 1
к Инструкции

РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЕМ И ЖАЛОБ НАСЕЛЕНИЯ ПРИ ПОМОЩИ
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ "LETTER"

Регистрационный индекс документу присваивается автоматически в порядке возрастания номеров с добавлением к нему первой буквы фамилии корреспондента.
Необходимо ввести с клавиатуры дату поступления письма, если она отличается от текущей даты.
Тип письма можно выбрать из справочника типов писем документов. Этот справочник появляется на экране в виде меню при переходе в поле "Тип письма". Чтобы выбрать тип письма, достаточно подвести курсор к нужной позиции и нажать клавишу . После этого выбранная позиция появится в поле ввода. При выборе позиции справочника можно воспользоваться клавишей для автоматического поиска нужной строки. После нажатия клавиши нужно ввести с клавиатуры несколько первых символов искомой строки и нажать клавишу . Если такая строка есть в справочнике, курсор установится на нее и после нажатия клавиши она появится в поле ввода. Если нужного вида документа нет в справочнике, можно вводить информацию с клавиатуры, отказавшись от выбора из справочника с помощью клавиши . Если введенный тип письма отсутствует в справочнике, то справочник автоматически дополнится.
Поле "Корреспондент" вводится с клавиатуры и является обязательным для заполнения. Первый символ поля "Корреспондент" добавляется к регистрационному номеру письма.
В поле "Район" вводится район проживания корреспондента и аналогично полю "Тип письма" заполняется из справочника. При этом проводится проверка на наличие в картотеке писем от данного корреспондента из данного района. Если такой корреспондент обнаружен в картотеке, то это письмо считается повторным и при формировании учетной карточки письма в нее будут выводиться регистрационные номера и даты предыдущих обращений.
Информация в поле "Адрес" вводится с клавиатуры, и оно должно содержать почтовый адрес корреспондента, который впоследствии может распечатываться на конверте при рассылке корреспонденции.
Если корреспонденция пришла вместе с сопроводительным письмом, имеется возможность зафиксировать это, введя информацию в поля "Автор сопроводительного письма", "Индекс сопроводительного письма" и его "Дата отправки". Причем для ввода в поле "Автор сопроводительного письма" используется справочник.
Поля "Категория корреспондента" и "Профиль заболевания" заполняются из соответствующих справочников.
Краткая аннотация письма (до 254 символов) вводится в поле "Содержание".
Когда поле "Дата исполнения" становится активным, оно автоматически заполняется текущей датой, а из справочника можно добавить к этой дате требуемое количество дней или ввести дату исполнения с клавиатуры. При этом, если введенного количества дней нет в справочнике, они в него добавятся автоматически.
Информация в поле "Контроль" также вводится из справочника. Если выбрать позицию "Да", то карточка документа будет распечатываться со словом "Контроль" и контрольным сроком исполнения в верхнем левом углу, пока документ не закрыт, и со словом "Выполнено" - после его закрытия. Этот справочник также можно дополнять, но новая информация в карточке отражаться не будет.
Поле "Управление" заполняется из справочника и должно содержать название подразделения, в которое письмо направлено для исполнения.
Поле "Резолюция" должно содержать резолюцию руководителя по данному письму.
Для регистрации введенного документа необходимо нажать клавишу . Если заполнены не все поля, система предупредит об этом. Можно или записать информацию, или продолжить редактирование. После того как карточка запишется в картотеку, система предложит ее распечатать.
Затем на экране появится пустая карточка для регистрации следующего документа. Отказаться от регистрации и завершить режим "Регистрация" можно, нажав клавишу .





Приложение 2
к Инструкции

ОБРАЗЕЦ
РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

   -----------------------------------------------------------------¬

¦ Регистрационный индекс ¦
+-------------------------------T--------------------------------+
¦Дата поступления ¦Тип письма ¦
+-------------------------------+--------------------------------+
¦Корреспондент ¦Район ¦
+-------------------------------+--------------------------------+
¦ Адрес ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Автор сопроводительного письма ¦
+-------------------------------T--------------------------------+
¦Индекс сопроводительного письма¦ от / / ¦
+-------------------------------+--------------------------------+
¦Категория корреспондента ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Профиль заболевания ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ Содержание ¦
+-------------------------------T--------------------------------+
¦Дата исполнения ¦Контроль ¦
+-------------------------------+--------------------------------+
¦Управление ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ Резолюция ¦
L-----------------------------------------------------------------






Приложение 3
к Инструкции

ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

   -------------------------T------------------------------------¬

¦Реквизиты ¦Пояснения по заполнению ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Регистрационный индекс ¦Вводится автоматически в порядке ¦
¦ ¦возрастания номеров с добавлением ¦
¦ ¦к нему первой буквы фамилии ¦
¦ ¦корреспондента ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Дата поступления ¦Дата поступления в Главк переносится¦
¦ ¦с регистрационного штампа ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Тип документа ¦Заполняется в соответствии ¦
¦ ¦с названием типа регистрируемого ¦
¦ ¦документа ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Корреспондент ¦Записывается фамилия и инициалы ¦
¦ ¦автора письма заглавными буквами ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Район ¦Записывается район, в котором ¦
¦ ¦проживает заявитель ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Адрес ¦Вносится адрес автора письма ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Автор сопроводительного ¦Записывается название организации - ¦
¦письма ¦автора сопроводительного письма, ¦
¦ ¦если оно имеется ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Индекс сопроводительного¦Записывается индекс, присвоенный ¦
¦письма ¦документу организацией - автором ¦
¦ ¦сопроводительного письма ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦От (дата отправления ¦Вносится дата отправления ¦
¦сопроводительного ¦сопроводительного письма ¦
¦письма) ¦ ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Категория корреспондента¦Вносятся данные о льготных ¦
¦ ¦категориях корреспондентов ¦
¦ ¦(военнослужащие, инвалиды, участники¦
¦ ¦ВОВ) ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Профиль заболевания ¦Записывается группа заболеваний, ¦
¦ ¦к которой относится заболевание ¦
¦ ¦корреспондента ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Содержание ¦Записывается краткое содержание ¦
¦ ¦письма ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Дата исполнения ¦Проставляются число, месяц, год, ¦
¦ ¦даты исполнения ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Контроль ¦Вводится информация о наличии ¦
¦ ¦контроля за исполнением документа ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Управление ¦Вводится название подразделения, ¦
¦ ¦в которое письмо направлено для ¦
¦ ¦исполнения ¦
+------------------------+------------------------------------+
¦Резолюция ¦Записывается резолюция руководителя ¦
¦ ¦по данному письму ¦
L------------------------+-------------------------------------






Приложение 4
к Инструкции

ПОРЯДОК ЗАКРЫТИЯ ПИСЕМ

1. Чтобы найти карточку нужного документа, необходимо:
- зайти в раздел "Выборка";
- открыть раздел "Корреспондент";
- задать конкретного корреспондента, с карточкой письма которого собираетесь работать. Заданная фамилия отобразится в информационном окне;
- после проведения поиска карточка письма этого корреспондента будет доступна в режиме "Выборка:Просмотр/Редактирование".
2. Чтобы закрыть карточку, нужно войти в раздел "Закрыть" и на экране появится карточка закрытия.
3. Далее необходимо заполнить поля карточки закрытия:
- "Результат окончательного рассмотрения";
- "Дата окончательного рассмотрения";
- "Объективная причина письма";
- "Содержание";
- "Адресаты ответа".
Поля заполняются путем введения информации из справочников и ввода ее с клавиатуры.





Приложение 5
к Инструкции

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПОМОЩИ
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ "JURNAL"

Для регистрации исходящих документов необходимо заполнить следующие поля в регистрационной карточке:
- "N". В этом поле вводится с клавиатуры исходящий номер документа;
- "Отправлен" (дата отправления вводится автоматически);
- "Содержание" (вводится с клавиатуры);
- информация в поле "Корреспондент" выбирается из справочника или вводится с клавиатуры, если в справочнике нет нужного адресата;
- "Адрес корреспондента" вводится с клавиатуры или автоматически, если в справочнике имеется информация об адресе;
- поле "Исполнитель" заполняется путем ввода из справочника фамилии и должности исполнителя;
- "Количество страниц" отправляемого документа вводится с клавиатуры.


   ------------------------------------------------------------------

--------------------

Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru