|  |
РАСПОРЯЖЕНИЕ главы Шатурского муниципального района МО от 18.04.2006 № 157р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ШАТУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ГЛАВА ШАТУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 апреля 2006 г. № 157р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВНОГО
ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ШАТУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В целях определения порядка организации работы архивного отдела администрации Шатурского муниципального района, на основании Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":
1. Утвердить Порядок выдачи документов из архивного отдела администрации Шатурского муниципального района (прилагается).
2. Контроль над исполнением настоящего распоряжения возложить на заведующего архивным отделом администрации Шатурского муниципального района Карасеву О.М.
Глава района
А.Д. Келлер
Утвержден
распоряжением главы
Шатурского муниципального района
Московской области
от 18 апреля 2006 г. № 157р
ПОРЯДОК
ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ
ШАТУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Для целей настоящего Порядка выдачи документов из архивного отдела администрации Шатурского муниципального района (далее - Порядок) используются следующие понятия:
- архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
- муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, создаваемое этим органом, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
- владелец архивных документов - орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
- пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;
- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
- архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;
- архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;
- особо ценный документ - документ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
- уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
- документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- правоустанавливающие документы - архивные документы, являющиеся основаниями возникновения, изменения и прекращения гражданских прав и обязанностей, а именно:
нормативно-правовые акты органов местного самоуправления, действовавших и действующих на территории Шатурского муниципального района (решения Совета и исполнительных комитетов Совета народных депутатов, Совета депутатов, постановления и распоряжения главы Шатурского муниципального района, глав территориальных администраций поселков и сельских округов администрации Шатурского муниципального района);
документы о совершенных нотариальных действиях;
судебные акты.
2. К собственности Шатурского муниципального района относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций, хранящиеся в архивном отделе администрации Шатурского муниципального района (за исключением архивных документов, переданных на основании договора хранения без передачи их в собственность).
3. К частной собственности относятся архивные документы:
- организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации);
- созданные гражданами или законно приобретенные ими, хранящиеся в архивном отделе администрации Шатурского муниципального района на основании договора хранения.
4. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы, хранящиеся в архиве Шатурского муниципального района, в рамках, предусмотренных действующим законодательством и данным Порядком.
Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, подлинников документов, архивных справок, архивных выписок из необходимых ему документов, а также архивных копий необходимых ему документов.
5. Доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, ограничен.
Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6. Доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, ограничен.
Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим данные сведения, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.
С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
7. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
Использование пользователем архивными документами сведений, содержащихся в данных документах, способами или в форме, которые наносят ущерб правам и законным интересам лиц, права которых затронуты данными документами, влечет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
8. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
9. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
10. Архивный отдел администрации Шатурского муниципального района при наличии у него соответствующих архивных документов обязан бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки, копии архивных документов или выписки из них, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Данные документы выдаются на руки пользователям архивными документами в количестве, определенном заявителем, но не более чем в 3 экземплярах.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней.
11. Архивный отдел администрации Шатурского муниципального района:
- выдает по запросам юридических и физических лиц архивные справки, архивные копии документов, поступивших на хранение в Шатурский районный архив, или выписки из них;
- удостоверяет верность данных справок, копий или выписок подписью начальника архивного отдела или замещающего его лица.
На вышеуказанные документы проставляется печать общего отдела администрации Шатурского муниципального района.
Данные документы выдаются на руки пользователям архивными документами в количестве, определенном заявителем, но не более чем в 3 экземплярах.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней.
12. Для проведения экспертиз, назначенных в соответствии с действующим уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством, архивные документы выдаются сотрудникам правоохранительных органов, органов суда и прокуратуры при предъявлении служебного удостоверения и запроса, оформленного на бланке правоохранительного органа, с указанием цели использования данного документа до прекращения дела или вынесения судебного решения по письменному подтверждению пользователя архивными документами о сохранности документов.
Срок исполнения запроса - 10 дней.
На место изъятого архивного документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия и в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа.
13. Архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, выдаются для исследовательской деятельности по письменному указанию главы Шатурского муниципального района.
Исследовательская работа с данными архивными документами может проводиться только в помещении архива в присутствии сотрудника архива. В случае необходимости проведения исследования документов за пределами помещения архива на основании запроса лица, проводящегося исследования, сотрудниками архива выдаются архивные копии, справки и выписки из архивных документов в соответствии с пунктами 15, 16 и 17 настоящего Порядка.
Ограничение на выдачу архивных документов для исследовательской деятельности установлено пунктами 5 и 6 настоящего Порядка.
14. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их наследникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов, не являющихся муниципальной собственностью.
Данные документы выдаются на основании письменного заявления-запроса по предъявлении документа, удостоверяющего личность:
- лично владельцу документов;
- наследникам владельца, предъявившим документ, подтверждающий, что умерший владелец данного архивного документа является членом семьи заявителя (для супругов - свидетельство о браке; для детей и родителей - свидетельство о рождении; в иных случаях - письмо нотариуса об открытии наследства);
- доверенным лицам владельца на основании нотариально удостоверенной доверенности.
На место изъятого архивного документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия, и в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа.
15. Архивные копии - это копии архивного документа, которые могут быть как электрографические (ксерокопии), так и машинописные.
При воспроизведении текста архивного документа машинописным способом отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, оговариваются словами "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
16. Архивная выписка - это документ, воспроизводящий полный текст части документа, относящейся к запросу.
Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
При воспроизведении текста документа отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, оговариваются словами "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Архивные выписки выполняются на бланках администрации Шатурского района.
17. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве.
Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются сведения, упоминаемые в документах, не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
18. Архивные копии (выписки) документов выдаются юридическим лицам на основании письменного запроса на бланке юридического лица, подписанного его руководителем, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) архива, которому они адресованы, наименование и дату запрашиваемого документа, цель его использования. Кроме того, представителем юридического лица представляется документ, удостоверяющий его личность, и документ, подтверждающий его полномочия действовать от имени данного юридического лица.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней.
Ограничения на выдачу архивных копий (выписок) документов установлены пунктами 5 и 6 настоящего Порядка.
19. Архивные копии (выписки) документов выдаются физическим лицам на основании письменного запроса-заявления, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) архива, которому они адресованы, наименование и дату запрашиваемого документа, цель его использования, фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней.
Ограничения на выдачу архивных копий (выписок) документов установлены пунктами 5 и 6 настоящего Порядка.
20. Обращения граждан и юридических лиц, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. При личном обращении недостающая информация может быть восполнена.
21. Архивные копии (выписки) документов выдаются сотрудникам правоохранительных органов, органов суда и прокуратуры при предъявлении служебного удостоверения и запроса, оформленного на бланках вышеуказанных органов, с указанием цели использования данных документов.
Срок исполнения запроса - 10 дней.
22. За архивной копией (выпиской) правоустанавливающих документов вправе обратиться:
- лично гражданин, права и обязанности которого возникают на основании данного документа;
- наследники гражданина, права и обязанности которого возникают на основании данного документа, предъявившие документ, подтверждающий, что они являются его членами семьи (для супругов - свидетельство о браке; для детей и родителей - свидетельство о рождении; в иных случаях - письмо нотариуса об открытии наследства);
- доверенные лица гражданина, права и обязанности которого возникают на основании данного документа, при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности.
23. Архивные копии (выписки) правоустанавливающих документов, если они изданы более 75 (семидесяти пяти) лет назад (на момент обращения), выдаются без ограничений на основании письменного заявления, содержащего наименование, дату запрашиваемого документа, цель его использования.
24. Выдача документов из архива регистрируется в журнале учета выдачи документов.
25. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предоставляется пользователю архивными документами для привлечения виновного к ответственности, второй остается в архиве.
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
